Sähköiseen ostolaskutukseen siirtyminen Yritys X:ssä : Käyttöönotto, tarkoitus ja käyttäjäkokemukset

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata Yritys X:n ostolaskujen sähköistämisprosessin eteneminen ja prosessissa onnistuminen asetettujen tavoitteiden pohjalta. Tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajayritykselle käyttökelpoista tietoa, jota on mahdollista hyödyntää joko uusien muutosten suunnittelussa tai aiempien edelleen kehittämisessä. Opinnäytetyön varsinainen tutkimusongelma oli, kuinka ostolaskujen sähköistäminen on onnistunut Yritys X:ssä.

Opinnäytetyössä käytetty tutkimusmenetelmä oli kvalitatiivinen tutkimus. Kvalitatiivinen tutkimus toteutui puolistrukturoitujen teemahaastattelujen kautta, ja tutkimusaineistoon sisältyivät haastatteluaineiston ohella myös erilaiset toimeksiantajalta saadut dokumentit. Keskeisimpiä teemoja tutkimuksessa olivat mm. ajankäyttö, työmäärä ja ympäristöystävällisyys.

Tutkimuksen tärkeimpinä tuloksina voisi mainita sähköisen ostolaskutuksen vaikutukset laskujen käsittelyyn ja tätä kautta myös työn määrään ja tehokkuuteen. Lisäksi avainasemassa onnistumista mitattaessa oli toimivuuden ja tehokkuuden ohella työntekijöiden tyytyväisyys uuteen käytäntöön. Tärkeimpiin tuloksiin sisältyi myös työhön kuluva aika, jota automaattisilla toiminnoilla pyritään jatkuvasti vähentämään.

Tulosten kautta saadun konkreettisen tiedon pohjalta toimeksiantajayrityksen on helpompi puuttua mahdollisiin epäkohtiin, mutta myös nähdä, missä on onnistuttu. Yleisesti ottaen sähköiseen ostolaskutukseen siirtyminen koettiin positiivisena muutoksena Yritys X:ssä, ja pitkällä tähtäimellä sähköisen ostolaskutuksen mukanaan tuomat hyödyt tulevat olemaan entistä huomattavampia.

The bachelor’s thesis aimed to study the progress of purchase invoice electrification in Company X and find out whether that process succeeded as expected. This thesis also aimed to produce useful information which could be used not only in planning new changes but also in developing the previous ones. The main point in this research was to examine how the electrification of purchase invoices had succeeded in Company X.

The study was implemented by using qualitative research. More specifically, the study used in the bachelor’s thesis was a half structured theme interview. The material included the company’s documents in addition to interviews. Working time, workload, and the state of being environmentally friendly played central roles in the themes of the study.

The main results consist of influences on processing purchase invoices and also influences on the workload and efficiency after the electrification. In addition to workable solutions and efficiency, the employees’ satisfaction with the new practice was also in a key position. The main results included also the working time, and that is the one thing that was wanted to be reduced by using automation.

The bachelor’s thesis gives concrete information to the company, and by using the results of the study, company has not only a chance to step in the problems but also see where they have succeeded. Generally speaking the employees in Company X found the transition to electric invoicing as a positive change, and thinking further to the future, the financial gains of electric invoicing will be changed more remarkably.