Cloudian käyttöohje ja sopimuksen elinkaari Kymsotella
Vanninen, Noora (2022)
Vanninen, Noora
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112924952
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112924952
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä käydään läpi yleisellä tasolla julkisia hankintoja,
sopimushallintaa ja Cloudia-ohjelmistoa. Opinnäytetyön tavoite on luoda Kymsoten työntekijöille selkeät ja tarkat Cloudian käyttöohjeet sopimuksien viennille ja sopimuksien hallinnalle. Tarkoituksena on parantaa Kymsoten sopimusten hallintaa siten, että kaikki sopimukset olisivat Cloudiassa asianmukaisesti ja tarpeellisin tiedoin vietynä.
Cloudia on sähköinen sopimushallinnan ohjelmisto, jonka avulla voidaan kilpailuttaa hankintoja ja hallita sopimuksia niiden ollessa Cloudiassa. Cloudian tarkoitus on helpottaa sopimusten hallintaa ja niistä huolehtivien henkilöiden taakkaa. Sopimusten ollessa Cloudiassa oikein pystyy Cloudia paremmin muistuttamaan esimerkiksi sopimuksen uusimisesta tai päättämisestä.
Tutkimusongelmana on Cloudian vajavainen käyttö toimeksiantajalla. Toimeksiantajan sisäisissä ohjeissa Cloudian vastuuhenkilöitä ei ole tarkasti määritelty ja tämä on johtanut sopimushallinnan heikentymiseen. Vastuuhenkilöiden lista Cloudiassa on melko vajavainen, jonka vuoksi sopimuksesta vastaavaa oikeaa henkilöä ei ole aina mahdollista valita. Tällöin sopimuksen hallinta on jäänyt lähtökohtaisesti sopimuksen Cloudiaan tallentaneen henkilön vastuulle, jolla ei ole ollut vastuuta vastaavaa koulutusta tai asemaa organisaatiossa.
Opinnäytetyö koostuu kvalitatiivisesta eli laadullisesta tutkimuksesta ja toiminnallisesta tutkimuksesta. Laadullisessa tutkimuksessa käydään läpi teoriaa julkisista hankinnoista ja sopimuksen elinkaaresta. Toiminnallinen tutkimus koostuu laatimastani käyttöohjeesta. Käyttöohjeet on toteutettu muilta opituilla ja itse oppimillani tiedoilla. Opinnäytetyössä on myös toteutettu puolistrukturoitu haastattelu viidelle Kymsoten Cloudiaa käyttävälle työntekijälle. Haastattelussa selvitetään niin hyviä kuin huonoja puolia Cloudiasta. Haastattelussa haastateltavat pääsevät myös kertomaan omia mielipiteitään siitä, kuinka sopimusten hallintaa parannettaisiin Kymsotella.
Johtopäätös siitä, kuinka sopimuksien hallintaa parannettaisiin Kymsotella, olisi se, että sopimushallintaan liittyvät toimenpiteet organisaatiossa keskitettäisiin ja toteutettaisiin sopimushallinnasta vastaavilla sopimusosaajilla. Sopimushallinnan työtekijöille annettaisiin myös tehtävään sopiva koulutus.
sopimushallintaa ja Cloudia-ohjelmistoa. Opinnäytetyön tavoite on luoda Kymsoten työntekijöille selkeät ja tarkat Cloudian käyttöohjeet sopimuksien viennille ja sopimuksien hallinnalle. Tarkoituksena on parantaa Kymsoten sopimusten hallintaa siten, että kaikki sopimukset olisivat Cloudiassa asianmukaisesti ja tarpeellisin tiedoin vietynä.
Cloudia on sähköinen sopimushallinnan ohjelmisto, jonka avulla voidaan kilpailuttaa hankintoja ja hallita sopimuksia niiden ollessa Cloudiassa. Cloudian tarkoitus on helpottaa sopimusten hallintaa ja niistä huolehtivien henkilöiden taakkaa. Sopimusten ollessa Cloudiassa oikein pystyy Cloudia paremmin muistuttamaan esimerkiksi sopimuksen uusimisesta tai päättämisestä.
Tutkimusongelmana on Cloudian vajavainen käyttö toimeksiantajalla. Toimeksiantajan sisäisissä ohjeissa Cloudian vastuuhenkilöitä ei ole tarkasti määritelty ja tämä on johtanut sopimushallinnan heikentymiseen. Vastuuhenkilöiden lista Cloudiassa on melko vajavainen, jonka vuoksi sopimuksesta vastaavaa oikeaa henkilöä ei ole aina mahdollista valita. Tällöin sopimuksen hallinta on jäänyt lähtökohtaisesti sopimuksen Cloudiaan tallentaneen henkilön vastuulle, jolla ei ole ollut vastuuta vastaavaa koulutusta tai asemaa organisaatiossa.
Opinnäytetyö koostuu kvalitatiivisesta eli laadullisesta tutkimuksesta ja toiminnallisesta tutkimuksesta. Laadullisessa tutkimuksessa käydään läpi teoriaa julkisista hankinnoista ja sopimuksen elinkaaresta. Toiminnallinen tutkimus koostuu laatimastani käyttöohjeesta. Käyttöohjeet on toteutettu muilta opituilla ja itse oppimillani tiedoilla. Opinnäytetyössä on myös toteutettu puolistrukturoitu haastattelu viidelle Kymsoten Cloudiaa käyttävälle työntekijälle. Haastattelussa selvitetään niin hyviä kuin huonoja puolia Cloudiasta. Haastattelussa haastateltavat pääsevät myös kertomaan omia mielipiteitään siitä, kuinka sopimusten hallintaa parannettaisiin Kymsotella.
Johtopäätös siitä, kuinka sopimuksien hallintaa parannettaisiin Kymsotella, olisi se, että sopimushallintaan liittyvät toimenpiteet organisaatiossa keskitettäisiin ja toteutettaisiin sopimushallinnasta vastaavilla sopimusosaajilla. Sopimushallinnan työtekijöille annettaisiin myös tehtävään sopiva koulutus.