Hankintasanomat ja verkkolaskut pienyrityksen näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka laajasti hankintasanomat ja verkkolaskut ovat käytössä pienyrityksissä, minkälaisia mahdollisuuksia ja ongelmia ne mahdollisesti aiheuttavat ja miten yritykset suhtautuvat uusiin digitaalisiin muutoksiin. Opinnäytetyön tavoitteena oli myös tutkia reaaliaikatalouden hanketta, sen tulevaisuuden tavoitteita ja vaikutuksia. Opinnäytetyö käsitteli myös automaation ja digitalisaation kehitystä taloushallinnossa yleisesti.

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Yrityksen digitalous -hankkeen osallisen, Valtiokonttorin kautta. Opinnäytetyön tarkoituksena oli käydä läpi reaaliaikatalouden aikaisemmin tuottamia raportteja ja tutkimuksia. Niiden avulla muodostettiin kuva, miten yritykset ovat tähän mennessä kokeneet digitalisaation muutokset taloushallinnossa ja kuinka laajasti digitalisoituneet toiminnot olivat. Teoriaosuudessa käsiteltiin reaaliaikatalouden hanketta, sen mahdollisuuksia ja vaikutuksia yrityksiin. Osana teoriaa käsiteltiin kirjallisuuden avulla myös digitalisaation ja automatisaation kehitystä taloushallinnossa.

Tutkimus tehtiin nettipohjaisella Google Forms-kyselylomakkeella ja siinä käytettiin kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia tutkimuskysymyksiä. Kysely lähetettiin sähköpostitse noin 190 pienyritykselle eri pieniin ja isoihin kuntiin Suomessa ja vastauksia tuli kymmenen. Vastausten vähäinen määrä vaikutti tutkimuksen luotettavuuteen sekä käytettävyyteen. Erityisen vaikeaa oli pienyritysten sähköpostiosoitteiden löytäminen.

Kyselytutkimuksen perusteella saatiin selville, että verkkolaskut ovat jo kaikilla vastaajilla käytössä. Suurin osa vastaajista ei ollut kuullut hankintasanomista, eivätkä käyttäneet niitä liiketoiminnassaan. Digitalisaation kehitys koettiin myönteisenä, mutta siinä koettiin olevan haasteita, kuten kustannukset ja koulutuksen puute aiheeseen.

The aim of this thesis was to investigate how widely procurement messages and e-invoices are used in small companies, what kind of opportunities and problems they potentially cause and how companies react to new digital changes. The aim of the thesis was also to investigate the Real-Time Economy project, its future goals and effects. The thesis also dealt with the development of automation and digitalisation in financial administration in general.

The thesis was commissioned by Valtiokonttori, a participant in the Real-Time Economy project. The purpose of the thesis was to review reports and studies previously produced by the Real-Time Economy project. Based on these reports, a picture was formed of how companies have so far experienced digitalisation changes in financial administration and how extensively digitalised operations were used in function. The theory part discussed the Real-Time economy project, its possibilities and effects on companies. As part of the theory, the development of digitalisation and automation in financial administration was also discussed with the help of literature.

The research was conducted with an online Google Forms questionnaire. Both qualitative and quantitative research questions were used. The survey was sent by e-mail to about 190 small businesses in various small and large municipalities in Finland, and ten responses were received. The low number of responses affected the reliability and usability of the survey. Finding e-mail addresses for small companies was especially difficult.

Based on the research, it was found that e-invoices are already used by all respondents. Most of the respondents had not heard of procurement messages, and did not use them in their businesses. The development of digitalisation was perceived as positive, but it was perceived to have challenges, such as costs and lack of training on the subject.