Perintäprosessin kuvaus ja kehittäminen Yritys X:ssä

Abstract

Vuoden 2020 alussa alkanut poikkeusaika on lisännyt asiakkaiden maksuvaikeuksia ja saanut useat yritykset kiinnittämään huomionsa yhä vahvemmin saatavien perintään. Nämä uudet haasteet perinnässä saivat myös Yritys X:n panostamaan enemmän perintäprosessin tehokkuuteen ja sujuvuuteen. Tämän synnytti tarpeen opinnäytetyölle, jonka tavoitteena oli kuvata Yritys X nykyinen Suomen perintäprosessi, tunnistaa prosessin pullonkaulat ja muodostaa kaksi kehitysehdotusta perintäprosessin vaiheeseen, jossa maksamattoman/maksamattomien laskujen vuoksi asiakkaan sopimus päätetään purkaa.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys on kerätty tutustumalla prosessiin käsitteenä, taloushallinnon pääprosesseihin ja Order to cash -prosessiin sekä yleisesti prosessien kehittämiseen. Toinen valittu viitekehitys tässä työssä on saatavien perintä Suomessa, siihen liittyvät lait sekä kansainvälinen perintä.

Opinnäytetyö on laadullinen tutkimus, jossa käytetään tutkimusstrategiana tapaustutkimusta. Laadullinen tutkimus toimi parhaiten opinnäytetyön kehitysehdotuksien laatimisen apuna, koska tavoitteena ei ollut niinkään ennalta määritellyn ratkaisun löytyminen vaan enemmän ilmiön tai ongelman ymmärtäminen. Tapaustutkimuksen avulla pyrittiin ymmärtämään paremmin kehittämisen kohdetta, eli sopimuksenpurkuasiakkaiden käsittelyä ja luomaan kehittämisehdotuksia tämän parantamiseksi. Tutkimuksen aineistonkeruumenetelmänä käytettiin haastatteluita perintätiimin ja muiden tiimien kesken sekä ulkopuolisen perintäyhtiön kanssa. Nämä toteutettiin etähaastatteluina team-palavereiden avulla. Tämä osuus opinnäytetyöstä toteutettiin kevään 2021 aikana.

Kehittämisessä ja kehitysehdotuksia laatiessa käytettiin apuna Lean-menetelmän oppeja. Kehittäminen aloitettiin hukkien ja pullonkaulojen määrittelyllä, jonka jälkeen pyrittiin löytämään keinot niiden poistamiseen. Lean-ajattelun mukaisesti tärkeää kehitysehdotuksia laatiessa, oli pitää mielessä prosessin kokonaisuus, ihmislähtöisyys sekä lisäarvon tuominen asiakkaille. Kehittämistyön tuloksena syntyi kaksi perintäprosessin kehittämisehdotusta: sisäinen prosessimuutos sopimuksenpurkuasiakkaiden käsittelyyn riskirajojen ja eri sähköpostitasojen avulla sekä muutos perintäyhtiön lähettämän maksuvaatimuksen sisältöön. Nämä ehdotukset esiteltiin, arvioitiin ja ensimmäinen ehdotus toteutui toukokuussa 2021 ja toisen kohdalla jäätiin odottamaan Yritys X toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa. Opinnäytetyön alkuperäiset tavoitteet siis toteutuivat ja perintäprosessia saatiin kehitettyä parempaan.

Vaikka opinnäytetyön osalta perintäprosessin osan kehittäminen on valmis, ei se sitä kokonaisuuden kannalta ole koskaan. Tärkeimpänä oppina on ymmärtää jatkuvan kehittämisen tarve ja sen saaminen osaksi koko organisaatiokulttuuria, jossa jokainen voi ja haluaa olla osallisena. Voisikin siis sanoa, että kehittäminen on jatkuvaa kilpajuoksua, jossa maaliviivaa ei koskaan saavuteta.