Yrityksen tietohallinnon kehittämistarpeiden kartoitus

Abstract

Tänä päivänä digitalisaatio ja lisääntyneet tietojärjestelmät ovat nostaneet perinteisen tietohallinnon roolia organisaatioissa kohti liiketoimintaa luovaa ja muokkaavaa roolia. Perinteinen tietohallinto on monesti toiminut puhtaasti tukiorganisaationa perinteisessä IT-tuki roolissa. Jotta tietohallintoa voidaan kehittää vastaamaan paremmin liiketoiminnan muuttuneita vaatimuksia, tulee sen maturiteetti ja tärkeimmät kehityskohteet tunnistaa. Ilman analyysia siitä, mitkä ovat tärkeimmät muutoskohteet, on muutoksen toteuttaminen hidasta, tehotonta ja mahdollisesti myös huomattavasti kalliimpaa. Riski siitä, ettei liiketoiminnan vaatimuksiin pystytä muutoksista huolimatta vastaamaan on myös korostunut, mikäli analyysia ja kartoitusta ei ole toteutettu.

Tämän opinnäytetyön päätarkoituksena on kehittää tarkastelussa olevan yrityksen X tietohallintoa ja muokata sitä vastaamaan paremmin nykyaikaisia liiketoimintavaatimuksia. Aihe valikoitui kehitettäväksi, koska yrityksessä oli kasvanut epäily siitä, ettei tietohallinnolle asetetut tavoitteet ja roolit enää hyödyntänyt kaikkea sitä potentiaalia mikä tietohallinnolle oli vuosien saatossa muodostunut. Kehityskohteiden lisäksi tahdottiin muodostaa kehitysprojekteja tunnistettujen kehityskohteiden kehittämiseksi.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin kvalitatiivista tutkimusta. Yrityksen henkilöstölle sekä tietohallinnolle tehtiin haastattelututkimus, jolla kartoitettiin eri sidosryhmien käsitystä tietohallinnon roolista. Lisäksi opinnäytetyön aikana haastateltiin ja käytiin toistuvia keskusteluja yrityksen ylimmän johdon kanssa. Kerätyn tiedon ja keskustelujen pohjalta voitiin tarkastella yrityksen nykytilaa ja sen tulevaisuuden tarpeita, sekä käydä läpi erilaisia rautalankamalleja kehityksen kohteena olevista asioista.

Opinnäytetyön pohjalta yrityksen tietohallinnon nykytila voitiin kartoittaa ja arvioida tietohallinnon kehittämisen kannalta tärkeimmät kehityskohteet. Kehityskohteiden tunnistamisen jälkeen yksittäisten osa-alueiden kehittäminen voitiin aloittaa ja niille pystyttiin asettamaan tavoitteet. Tärkeimmät kehityskohteet olivat toimiva tietohallintostrategia, tietohallinnon mittareiden kehittäminen sekä tietohallinnon organisaatiorakenteen kehittäminen.

Today, digitalisation and increased information systems have elevated the role of traditional IT in organisations towards a more business-creative and transformative role. Traditional IT has often functioned purely as a support organisation in a traditional IT support role. In order to develop IT to better meet the changing business requirements, its maturity and key areas for development need to be identified. Without an analysis of what the key areas for change are, implementing change will be slow, inefficient and potentially much more expensive. The risk of not being able to meet business requirements despite change is also increased if analysis and mapping is not carried out.

The main purpose of this thesis is to improve the IT management of the company under review and to adapt it to better meet modern business requirements. The topic was selected for development because of growing doubts in the company that the objectives and roles set for IT were no longer fulfilling the potential that had been built up over the years. In addition to the areas for development, there was a desire to set up development projects to develop the identified areas for development.

The thesis was carried out as an action research project. Qualitative research was used as a data collection method. An interview survey was conducted with the company's staff and the IT department in order to identify the perception of the role of the IT department among the different stakeholders. In addition, interviews and recurring discussions were held with the company's senior management during the thesis. The information gathered and the discussions were used to examine the current state of the company and its future needs, as well as to go through various iron-clad models of the issues under development.

Based on the thesis, the current state of the company's IT management could be mapped and the most important development areas for IT development could be identified. After identifying the development targets, the development of individual areas could be started and targets could be set. The most important areas for development were a functioning IT strategy, the development of IT metrics and the development of the organisational structure of IT.