Päiväkirjamuotoinen opinnäytetyö tapahtumakoordinaattorin työstä kaupunkiorganisaatiossa

Abstract

Seinäjoki tunnetaan vuosittain järjestettävistä suurtapahtumistaan. Seinäjoen kaupungissa tapahtumien tärkeys ja niihin liittyvä kehitystyö on huomioitu strategiatasolla jo yli kymmenen vuoden ajan. Tapahtumat tunnistetaan kaupungin vetovoimaa ja imagoa parantavina tekijöinä, jotka houkuttelevat kaupunkiin osaavaa työvoimaa, opiskelijoita ja matkailijoita. Tapahtumat tuottavat ympärilleen uusia yhteistyöverkostoja ja luovien alojen keskittymiä. Myös tapahtumien aluetaloudelliset vaikutukset nostavat tapahtumien merkitystä kaupungille.

Vuonna 2010 Seinäjoen kaupungille palkattiin ensimmäinen tapahtumakoordinaattori, jonka ydintehtävänä on toimia tapahtumanjärjestäjien ja kaupungin virkahenkilöiden välisenä yhteyshenkilönä ja koordinoida tapahtumatoimintaa kaupungissa.

Päiväkirjamuotoisessa opinnäytetyössä kuvataan tapahtumakoordinaattorin työtä kaupunkiorganisaatiossa 30 työpäivän ajan aikavälillä 19.9.–28.10.2022. Päiväkirjaraportoinnin kautta pyrittiin löytämään uusia keinoja ajanhallintaan ja työtehtävien priorisointiin. Priorisointiin löytyi keino työtehtävien luokittelusta neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Ajanhallintaa pystyy parantamaan vaiheistamalla työtehtäviä. Opinnäytetyössä tarkastellaan myös tapahtumakoordinaattorin työtä kaupunkiorganisaatiossa ja arvioidaan, miten toimenkuvaa voisi uudistaa kaupunkistrategiaan tapahtumakaupungille asetetut tavoitteet huomioiden. Lopputulemana voidaan todeta, että tapahtumakoordinaattorin nykyiseen työnkuvaan sisältyy tapahtumien kehittymistä tukevaa toimintaa, mutta mikäli tapahtumia tukevaa toimintaa halutaan parantaa, sitä ei voi tehdä vain organisaation sisällä vaan siihen on otettava vahvemmin mukaan tapahtuma-alan toimijoita ja muita sidosryhmiä.