Metsänhoitoyhdistysten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin tehostaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön taustalla oli Metsänhoitoyhdistysten palvelutoimiston päätös ottaa uusi toiminnanohjausjärjestelmä käyttöön kaikille Suomen metsänhoitoyhdistyksille. Työssä selvitetään uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin ongelmakohtia ja järjestelmän jo käyttöönottaneiden yhdistysten kokemuksia prosessista. Opinnäytetyön avulla löydettiin keinoja käyttöönottoprosessin tehostamiseksi ja kartoitettiin tapoja tehostaa osapuolten ajankäyttöä sekä keinoja sujuvoittaa käyttöönottoprosessia. Työn toimeksiantajana oli ohjelmistotalo Bitcomp Oy.

Aineisto kerättiin kyselytutkimuksella toiminnanohjausjärjestelmän jo käyttöönottaneilta yhdistyksiltä, joita oli 11. Kysely toteutettiin Google forms –alustalla ja linkki lähetettiin kohderyhmälle sähköpostitse. Kysely laadittiin taustatutkimuksessa esille nousseiden, toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotoissa yleisten ongelmakohtien sekä yleisesti käyttöönottoihin vaikuttavien tekijöiden perusteella. Kyselyllä selvitettiin kohderyhmän kokemuksia jo tehdyistä käyttöönotoista ja niihin liittyvistä koulutuksista teemoittain. Saatuja vastauksia analysoitiin tarkasti sekä laadullisen että määrällisen analysoinnin keinoin.

Kyselyyn vastasi kohtuullinen määrä loppukäyttäjiä suhteessa kohderyhmään, joten etenkin määrällisten kysymysten vastaukset ovat melko luotettavia. Tarkempi analyysi antaa kattavan kuvan vastauksista ja niiden riippuvuuksista toisiinsa. Saadut vastaukset ovat monipuolisia ja kuvaavat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä organisaatioiden henkilöstön näkökulmasta. Kyselyn tilastollinen analyysi kuvaa erilaisten tekijöiden, kuten koulutusten ja muutosjohtamisen, vaikutusta henkilöstön kykyyn omaksua uusi toiminnanohjausjärjestelmä osaksi päivittäisiä työtehtäviä.

Käyttöönottoprosessien on yleisesti todettu olevan haastavia projekteja, eikä tämäkään ole poikkeus. Johdolla on suuri merkitys uuden toiminnanohjausjärjestelmän markkinoinnissa organisaationsa jäsenille, joten muutosjohtamiseen tulee panostaa huomattavasti enemmän. Ohjelmistontarjoajan ja käyttöönottavan organisaation välisestä riittävän laadukkaasta kommunikoinnista tulee huolehtia läpi koko implementointiprosessin. Etenkin isoimmissa organisaatioissa vaikeudeksi nousee sopivan tahdin löytäminen käyttöönottokoulutuksissa, mutta tärkeää on kiinnittää huomiota myös käyttäjien vaihtelevaan taitotasoon ja pohtia ratkaisuja siihen, että loppukäyttäjät ovat avoimempia uuden järjestelmän tuomalle muutokselle.

The aim of this thesis is to study the difficulties in enterprise resource planning (ERP) systems implementation process within Finnish forest management associations. The goal is to point out the complexity of the ERP-systems implementation process and research the experiences of the end users, who have already gone through with the process. The purpose is to research ways to make this specific process more efficient and streamline the process of allocating time for all parties. The issuer of the thesis is software company Bitcomp Oy.

Based on the background research, an online survey was conducted for those 11 forest management associations, who had already gone through the process. The survey was implemented with Google forms and the link was sent to the target group via email. The survey was composed of the main problematic issues pointed out in the framework. The survey results were analyzed with qualitative and quantitative methods.

The number of officers responding to the online survey was moderate, so the results are fairly trustworthy. The deeper analysis forms a better idea of the answers and their dependencies on each other. The answers were fairly versatile and described the use of the ERP -system from the point of view of the organizations' personnel. The statistical analysis of the survey describes the impact of various factors, such as training and the management of change on the ability of personnel to adopt the new ERP -system as part of their daily work.

The implementation processes have generally been found to be challenging projects, and this is no exception. Management plays a major role in marketing the new ERP -system to the members of their organization, which means that considerably more should be invested in the management of change. Open communication between the software provider and the implementing organization should be invested throughout the process. Especially in the largest organizations it becomes difficult to find the right pace for training, but an important factor is also the investment in communication between the parties.