Development of purchasing process to improve supplier relationship management and mitigate supply risks

Abstract

The purpose of the present Master’s thesis is to study how the case company’s procurement process takes supplier relationship management and supply chain risk management into account as well as to identify the key suppliers and present development ideas. The Covid-19 pandemic and the Russia-Ukraine war, along with the changes in the case company's offering, have increased the number of supply issues, requiring greater control over supplier relationship management and supply chain risk management.

The author's observations and two questionnaires answered by the case company's purchasers and key suppliers were used to collect data. The case company’s internal purchasing data and documentation were used to identify the key suppliers and to support the procurement process observations.

The results showed differences in the operational and documented procurement processes. The procurement process did not include structured supplier relationship management or supply chain risk management activities. The control by the procurement function over product specification and supplier selection was identified as being constrained by the time available and the operational procurement process. Several development ideas were presented based on the identified problem areas.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia, miten toimeksiantajan hankintaprosessi huomioi toimittajasuhteiden hallinnan ja toimitusketjun riskien hallinnan, sekä tunnistaa avaintoimittajat ja esittää kehitysideoita. Covid-19-pandemia ja Venäjän ja Ukrainan välinen sota sekä muutokset toimeksiantajan tarjonnassa ovat lisänneet toimitusketjuun liittyviä ongelmia, jotka vaativat tehostettua toimittajasuhteiden hallinnan ja toimitusketjun riskienhallinnan kontrollointia.

Tutkittu aineisto koostuu kirjoittajan havainnoista ja kahdesta eri kyselylomakkeesta, joihin toimeksiantajayrityksen ostajat ja tunnistetut avaintoimittajat vastasivat. Toimeksiantajan ostotietoja ja sisäistä dokumentaatiota käytettiin avaintoimittajien tunnistamiseksi ja hankintaprosessin havainnoinnin tueksi.

Tutkimuksen tulokset osoittivat eroja operatiivisessa ja dokumentoidussa hankintaprosessissa. Hankintaprosessissa ei havaittu strukturoitua toimittajasuhteiden hallintaa ja toimitusketjun riskienhallintatoimia. Hankintaprosessiin käytettävissä olevan ajan ja operatiivisen hankintaprosessin havaittiin rajoittavan tuotespesifikaatiota ja toimittajan valintaa hankinnan näkökulmasta. Havaittujen ongelma-alueiden perusteella esitettiin useita kehitysideoita.