Tilitoimiston perehdyttämisopas

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli kehittää pohjoissuomalaiselle tilitoimisto yritykselle perehdyttämisopas. Perehdyttämisoppaaseen kerättiin kattavasti yrityksen käytäntöjä ja toimintatapoja, jotta uuden työntekijän on helppo oppaaseen tutustumalla saada käsitys yrityksen tavoista ja käytänteistä. Opinnäytetyön sisältöä rajattiin niin, että perehdyttämisoppaaseen kirjattiin vain yrityksen toimintatavat ja perustyötehtävien kuvaukset. Pois jätettiin työtehtävien erikoistilanteet sekä ohjelmistojen ohjeistukset. Opinnäytetyössä paneuduttiin perehdyttämiseen, toiminnan kehittämiseen ja laatuun tilitoimiston näkökulmasta.

Työn tutkimusongelmia olivat seuraavat: Mitkä ovat yrityksen yleiset toimintatavat ja käytännöt, joita uuden työntekijän täytyy oppia? Millaisilla toimintavoilla varmistetaan työn laatu? Näihin ongelmiin vastausta selvitettiin haastattelemalla yrityksen työntekijöitä. Johtoa haasteltiin yksilöhaastatteluin ja muita työntekijöitä ryhmähaastattelun avulla. Lisäksi käytettiin dokumenttianalyysiä, jolla tutkittiin yrityksen jo olemassa olevia ohjeistuksia ja niiden ajantasaisuutta.

Tuloksina saatiin selville paljon erilaisia käytäntöjä, toimintatapoja ja ohjeistuksia, joiden pohjalta opasta oli helppo ja hyvä alkaa rakentamaan. Saatiin myös selville erilaisia tapoja, joilla tilitoimisto tuottaa ja huolehtii laadukkaan palvelun tuottamisesta. Näiden avulla saatiin luotua kattava tilitoimiston perehdyttämisopas sekä sivutuotteena yritykselle syntyi myös joitain kehittämisehdotuksia.

Johtopäätöksinä voitiin tulkita, että yrityksessä oli pääpiirteittäin otettu huomioon kaikki oleelliset asiat ja näihin oli luotu selkeät ohjeet, jotka olivat kaikkien työssä olevien työntekijöiden tiedossa, mutta joissain ohjeistuksissa ja toimintatavoissa oli vielä puutteita, joihin kehitettiin ratkaisuja. Lisäksi joitain satunnaisia asioita oli jäänyt joillekin aloittaneille työntekijöille kertomatta tai jäänyt perehdytyksessä huomiotta. Tämän vuoksi perehdyttämisopas tulikin tarpeeseen. Perehdyttämisoppaasta tulee yrityksen uusi työkalu. Opas jätetään muokattavaan muotoon, ja kun uusia käytäntöjä ja toimintatapoja ilmenee tai jokin muuttuu, voidaan opasta päivittää.

The aim of the thesis was to develop an orientation guide for a Northern Finland accounting firm. The purpose of the orientation guide is to help the new employees to understand the company's policies and procedures. The topic was limited so that special situations and software instructions were left out. The thesis focused on the quality of the accounting firm, the development of operations and orientation.

The research problems were: what are the company's general operating methods and key elements of a job that a new employee must learn? What operational powers are used to ensure the quality of work? In the research section, these were investigated through interviews and document analysis. Individual interviews were used for management and employees were interviewed in groups. Document analysis was used to determine the up-to-datedness of the company's existing instructions.

A lot of information was collected, and a comprehensive orientation guide was created from the information obtained. In addition, with the help of the interviews, some development proposals were also made. The conclusions could be interpreted that the company had generally taken into account all the essential issues and had created clear instructions for these, which were known to all employees at work, but there were still shortcomings in some of the instructions and methods of operation, for which solutions were developed. The induction guide will become a new tool for the company. The guide remains in an editable format and can be modified whenever new issues arise.