Sisäisen viestinnän merkitys ja haasteet tapahtuma-alalla

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään viestinnän tärkeyttä onnistuneen tapahtumaprojektin ja työntekijöiden johtamisen kannalta. Lisäksi tässä työssä avataan tapahtuma-alan sisäisessä viestinnässä esiintyviä haasteita sekä tarjotaan alustavia korjausehdotuksia niihin. Työn tarkoituksena onkin toimia tapahtuma-alan sisäisen viestinnän haasteiden havainnollistajana, ja joista luettuaan voisi tapahtuma-alan johtaja- tai esihenkilöasemassa toimiva henkilö mahdollisesti saada uusia näkemyksiä alalla johtamiseen ja osaisi kenties jatkossa toimia entistä optimaalisemmalla tavalla viestijänä.

Tämä työ laadullinen rakenteeltaan. Työtä varten haastateltiin erilaisia tapahtumia ja markkinointisisältöjä tuottavan PK-yrityksen graafikkoa ja tapahtumatuottajaa. Opinnäytetyössä vertaillaan ja tehdään haastattelun vastausten perusteella päätelmiä yhdistävistä tekijöistä tapahtuma-alan sisäisen viestinnän haasteissa. Työtä varten kirjoittaja teetti puolistrukturoidun haastattelun, jotka toteutettiin marraskuussa 2022. Työn tukena oli haastatteluiden lisäksi muun muassa viestintää, yritysjohtamista ja tapahtumien järjestämistä käsittelevää sekä kirjoittajan omasta tapahtuma-alan kokemuksesta ammennettua tietoa.

Haastattelun tulosten mukaan kohdeyrityksen viestintään vaikuttivat negatiivisesti pääpiirteissään kiire, hierarkkiakulttuuri, puutteelliset viestintätyökalut sekä vaillinainen ohjeistus työtehtäviin. Haastatteluissa mainittiin, että esimerkiksi esihenkilön ja työntekijän kahdenkeskisiä keskustelutuokioita ei juurikaan järjestetty, ja että työntekijän omia ideoita ja näkemyksiä ei kuultu riittävästi, vaan asiat haluttiin tehdä vanhaan, totuttuun tapaan.

Tutkimustulosten ja teoriatiedon pohjalta voitiin lopuksi todeta, että tapahtuma-alan yrityksillä tulisi olla organisaatiossaan viestintäpäällikkö, sillä alalla vaaditaan erityisen monipuolista tyylillistä osaamista sekä taitoa johtaa eli täten myös viestiä taidokkaasti alaisille ja sidosryhmille.