Palkkapalvelusihteerin tehtävät ja urakehitys : aloittelijoiden ja asiantuntijoiden kokemuksia

Abstract

Palkkahallinnon alalla osaavista työntekijöistä on pulaa, mikä korostaa yritysten tarvetta pitää kiinni osaavasta työvoimasta. Uuden työvoiman houkuttelu on haastavaa, sillä tällä hetkellä alalla vallitsee työntekijän markkinat. Uusilla rekrytoitavilla työntekijöillä ei usein ole aiempaa kokemusta palkkahallinnon alalta, joten perehdytysprosessiin on varauduttava käyttämään enemmän resursseja sen onnistumisen varmistamiseksi.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää palkkapalvelusihteerin työtehtävien oppimista työsuhteen alussa sekä uran kehittymistä asiantuntijaksi. Tarkoituksena oli tarjota ehdotuksia perehdytysprosessin sujuvoittamiseksi ja pohtia, kuinka työyhteisö ja organisaatio voi tukea työntekijöiden urakehitystä. Opinnäytetyön toimeksiantaja on julkiselle sektorille talous- ja palkkahallinnon palveluita tarjoava yritys.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin palkanlaskennan perusteita yleisellä tasolla sekä urakehityksen vaiheita yksilön ja organisaation näkökulmasta. Empiirinen osa koostui aloittelijoiden ja asiantuntijoiden teemahaastatteluista, joissa kerättiin tietoa siitä, miten he kokivat oman työtehtävänsä ja millaisena urakehitys yrityksessä heille näyttäytyi. Tuloksista kävi ilmi, että aloittelevan palkkapalvelusihteerin perehtyminen työhön koettiin haastavaksi, sillä uusia asioita on omaksuttava paljon lyhyessä ajassa. Sekä aloittelijat että asiantuntijat pitivät urakehitysmahdollisuuksien olemassaoloa tärkeänä seikkana työnantajaan sitoutumisessa.

Johtopäätöksissä päädyttiin esittämään perehtymisvaiheen työtehtävien jaksottamista osiin, jotka olisivat loogisia palkanlaskentaprosessin kannalta ja näin helpommin omaksuttavissa. Hyvän perehdytyksen kautta saadut valmiudet mahdollistavat myöhemmän urakehityksen. Tätä voidaan tukea erilaisilla työnkierroilla, joissa työntekijä pääsee tutustumaan erilaisiin työtehtäviin sitoutumatta isoihin muutoksiin. Toimeksiantaja voi hyödyntää opinnäytetyön tuloksia organisaation kehittämistyössä tukemaan henkilöstön osaamista ja sitoutumista.

There is a shortage of skilled employees in the field of payroll administration and therefore recruiting new personnel might be challenging. New employees often have no relevant previous experience, so it is essential to spend time and resources on the orientation process.

The aim of this thesis was to determine the learning process at the beginning of an employment and the importance of career development prospects. The purpose was to offer suggestions for improving the orientation process and how the organisation can support the career development of its employees. The client company of this thesis provides financial and payroll administration services to the public sector.

The theoretical part discussed the basics of payroll accounting and theory of career development from the point of view of the individuals and organisation. The empirical part consisted the interviews with the beginners and the experts. The aim was to gather information on how they viewed their work tasks and career development opportunities. From the results can be stated that the orientation process was considered challenging because several new things had to be embraced in a short period of time. Career growth opportunities were considered an important aspect in committing to the employer.

As a result, it was proposed to divide the orientation into smaller and easier to absorb segments. Well executed orientation enables a wide range of career development possibilities in the future. This can be supported by job rotations without the need to commit to major changes. The client company can use the results of the thesis to support the professional growth and commitment of its employees.