Digitalisaatio taloushallinnossa: ostolaskuprosessin kehittäminen

Abstract

Tutkimuksen kohteena oli kohdeorganisaatiossa käytössä olleen paperisen laskunkiertoprosessin modernisaatio päivittämällä se sähköiseen muotoon. Tavoitteena oli tehostaa ostolaskuprosessia, poistaa siinä esiintyvä hukka, varmistaa tositteiden tarkastusmerkintöjen luotettavuus sekä tositteiden säilyvyys. Prosessin tutkimusmenetelmäksi valikoitui laadullisiin menetelmiin yhdistetty toimintatutkimus, jolla pyritään ymmärtämään organisaation sisäisiä prosesseja ja löytämään ratkaisu niissä ilmenneisiin ongelmiin. Koska kehittämisprojektilla tavoiteltiin toiminnan tehostamista, hyödynnettiin kehittämisstrategiana Lean-periaatteita. Tutkimusaineisto kerättiin havainnoimalla prosessia ja siinä tapahtuvia muutoksia, sekä lataamalla toiminnanohjausjärjestelmästä numeerista dataa prosessin läpimenoajassa tapahtuvien muutosten laskemiseksi ennen kehittämisprojektin aloitusta ja sen jälkeen. Aineisto analysoitiin teemoittelun avulla ja olemassa olevasta ostolaskuprosessissa tunnistettiin neljän kategorian mukaisia hukkatekijöitä. Näitä olivat viive, luotettavuus, seuranta ja merkityksettömyys. Kehittämisprojektin seurauksena näistä saatiin poistettua suurin osa, vain inhimillisestä käyttäjätoiminnasta seuraavaa viivettä jäi esiintymään prosessissa. Tutkimuksen tuloksena laskunkiertoprosessin läpimenoaikaa saatiin tehostettua kaikkiaan 62 %, joka henkilötyötunneissa mitattuna tarkoittaa yli kymmentä työpäivää. Kohdeorganisaation prosessi tehostui merkittävästi kehittämisprojektin seurauksena ja henkilöstöresursseja oli mahdollista vapauttaa muihin asiantuntijatehtäviin.