Inköpsprocessen vid det producerande företaget X: en analys av inköpsprocessen

Abstract

I det här arbetet analyseras inköpsprocessen vid Företag X. En inköpares arbetsuppgifter är under ständig utveckling och går från främst operativa uppgifter till mera strategiska, vilket innebär att inköpsprocessen behöver utvecklas. Syftet med arbetet var att analysera processen, se om det finns brister och redogöra för hur processen kan förbättras. De två forskningsfrågorna är om det finns förbättringar att göra i Företag X:s inköpsprocess och vad som går att göras mera användarvänligt.

Som metod användes den kvalitativa metoden med intervjuer och fallstudier. Den kvalitativa metoden passade bäst i det här arbetet eftersom arbetet handlar mera om att beskriva ett ämne än att mäta det. Två personliga intervjuer och en praktisk intervju utfördes med anställda vid Företag X. Fallstudier valdes eftersom författaren jobbar inom företaget och har gjort egna observationer inom inköpsprocessen.

I den teoretiska delen beskrivs vilka delar som ska ingå i en inköpsprocess, och olika teorier för inköpsprocessen tas upp. Leverantörsrelationer och CSR (Corporate Social Responsibility) tas upp eftersom de har blivit viktiga delar de senaste åren. I den empiriska delen redogörs över hur processen fungerar i dagens läge. Analyser av intervjuerna och författarens egna observationer utförs och kopplas till den teoretiska delen.

Resultaten från intervjuerna var till viss del väntade eftersom ämnet har diskuterats tidigare inom inköpsavdelningen, men även nya saker kom fram. Flera beställningar måste göras i affärssystemet och uppföljningen av beställningar måste förbättras. Fakturahanteringsprocessen måste bli mera automatiserad, vilket kontoret i Sverige kommer att hjälpa Företag X med eftersom deras process är mera automatiserad. På basen av de här resultaten rekommenderas fortsatt forskning inom dessa områden.

Tässä opinnäytetyössä analysoidaan Yrityksen X ostoprosessia. Ostajan tehtävät kehittyvät jatkuvasti ja muuttuvat ensisijaisesti operatiivisista tehtävistä strategisempiin. Tämä tarkoittaa, että ostoprosessia on kehitettävä. Työn tarkoituksena oli analysoida prosessia, katsoa löytyykö puutteita ja selvittää, miten prosessia voidaan parantaa. Kahtena tutkimuskysymyksenä on, löytyykö Yrityksen X ostoprosessissa parannettavaa ja mitä voidaan muuttaa käyttäjäystävällisemmäksi.

Menetelmänä käytettiin laadullista menetelmää haastatteluineen ja tapaustutkimuksineen. Laadullinen menetelmä soveltui tähän työhön parhaiten, koska työ on enemmän aiheen kuvaamista kuin sen mittaamista. Yrityksen X henkilöstön kanssa tehtiin kaksi henkilökohtaista haastattelua ja käytännön haastattelu. Tapaustutkimukset oli valittu, koska opinnäytetyön tekijä työskentelee yrityksessä ja on tehnyt omia havaintoja ostoprosessista.

Teoreettisessa osassa kuvataan, mitkä osat tulisi sisällyttää ostoprosessiin ja käsitellään erilaisia ostoprosessin teorioita. Toimittajasuhteita ja CSR:ää (Corporate Social Responsibility) käsitellään, koska ne ovat tulleet tärkeiksi viime vuosien aikana. Empiirinen osa kuvaa, miten prosessi toimii nykytilanteessa. Haastattelujen analyysit ja opinnäytetyön tekijän omat havainnot tehdään ja linkitetään teoreettiseen osaan.

Haastattelujen tulokset olivat osittain odotettavissa, koska aiheesta on keskusteltu aiemmin ostoosastolla, mutta myös uusia asioita tuli esiin. Liiketoimintajärjestelmään on tehtävä lisää tilauksia ja tilausten seurantaa on parannettava. Laskujen käsittelyprosessia on automatisoitava enemmän. Tässä Ruotsin toimisto auttaa Yritystä X, koska Ruotsissa prosessi on enemmän automatisoitu. Näiden tulosten perusteella suositellaan lisätutkimuksia näillä alueilla.

In this thesis, the purchasing process of Company X is analyzed. The job assignments of a buyer are under constant development and are evolving from mainly operative tasks to strategical tasks. This means that the purchasing process needs to evolve. The purpose of the study is to analyze the process and see if there are any deficiencies and how the process can be improved. The two research questions are if there are any improvements to be made in Company X’s purchasing process and what can be made more user-friendly?

The qualitative method is used with interviews and case studies. The qualitative method was used, due to the descriptive nature of the presented research questions. Two personal interviews and one practical were conducted with employees of Company X. Case studies were performed because the author works in the company and has made her own observations about the purchasing process.

In the theoretical part, it is described what parts should be included in the purchasing process and different theories are brought up for the purchasing process. Supplier relationships and CSR (Corporate Social Responsibility) are also described, of which both have become an important part of the process in the last years. In the empirical part, it is described how the purchasing process works in Company X, and the interviews and the author’s observations are also analyzed which is then connected to the theoretical part.

The results from the interviews were expected because the subject has been previously discussed in the purchasing department, however, new subjects also emerged. More purchase orders must be made in the ERP system and the monitoring of purchase orders must be improved. The process of managing purchasing invoices must be more automated, which the subsidiary in Sweden will be helping Company X with, as their process is more automated. Based on these results further research is recommended in these areas.