Tuotetiedon jakaminen tuotekehitysprojektissa

Abstract

Valtra Oy:n toiminta on muuttunut Suolahden sisäisestä toiminnasta globaaliksi toiminnaksi AGCO:n ostettua Valtra -tuotemerkin. Yhdistyminen useaan tuotemerkkiin ja globaaliin toimintaan siirtyminen on tuonut haasteita projektin aikaiseen kommunikaatioon ja tuotetiedon jakamiseen. Kehitystehtävä olikin tarkastella nykyistä toimintaa projektin aikana, jonka perusteella voitaisiin luoda yhteinen menetelmä, kuinka tuotetietoa jaetaan ja kommunikoidaan sidosryhmien kesken.

Jotta projektin aikaista kehitystä voitaisiin tehdä, oli tutkimus aloitettava olemassa olevasta tiedosta. Alussa tiedettiin, että AGCO:lla on kaksi muuta yksikköä, joista toinen toimi asiakkaan roolissa ulkoiselle moduulin toimittajalle ja toinen yksikkö, joka toimi toimittajana ulkoiselle asiakkaalle. Koska kyseessä oli uuden asian kehittämistä, tutkimusmenetelmäksi määriteltiin laadullinen puolistrukturoitu haastattelu. Molempia yksiköitä haastateltiin, jotta saatiin kuva, kuinka AGCO:ssa toimitaan. Näiden haastatteluiden perusteella luotiin kysymyspatteristo sidosryhmille, jotta saataisi syvempi ymmärrys mitä sidosryhmät tarvitsevat moduuliprojektikehityksen aikana. Haastatteluun osallistui henkilöitä Suomen ja Ranskan yksiköistä, koska Suomi ja Ranska toimivat yhteisissä projekteissa ja vuorottelevat projektin vetovastuusta.

Haastatteluista saatujen tietojen perusteella voitiin todeta, että dokumentteja on jaettu tähän mennessä riittävästi, mutta ongelmana on dokumenttien erilaisuus projektien välillä. Lisäksi haastattelussa kävi ilmi, että kommunikaatiossa löytyi poikkeama osallistuttamisessa. Sidosryhmien osallistuttaminen projektin eri vaiheissa vaihteli, joka loi hämmennystä ja epävarmuutta projektin onnistumisesta ja tuotteen laadusta.

Jotta ongelmat voitaisiin korjata, luotiin kehitysehdotukset ongelmien ratkaisemiseksi. Ensimmäinen ongelma dokumenttien erilaisuudesta projektien välillä oli helppo ratkaista, sillä dokumentit olivat jo olemassa ja dokumenttien sisältö oli riittävä. Kehitysehdotuksena oli tehdä projektiryhmien kesken linjaus, mitä projektidokumentaatiota käytetään AGCO:ssa yli projektien. Toinen ongelma sidosryhmien osallistuttamisesta toi haasteen, sillä operatiivista karttaa ei ollut eli kenen pitää kommunikoida ja kenen kanssa projektin eri vaiheissa. Tätä varten luotiin kommunikaatioprosessi RACI-kaavion muodossa. RACI -lyhennelmä tulee englannin sanoista Responsible, Accountable, Consulted, Informed eli vastuullinen, tilivelvollinen, neuvoja ja tiedotettava. Kommunikaatiokaavion avulla voidaan varmistaa, että kommunikaatioprosessi säilyy vakaana ja projektin päätöksiin osallistuvat aina oikeat sidosryhmät, jolloin raportoinnin laatu paranee.