Anmälningsprocessen av löneuppgifter till inkomstregistret: effektivare löneräkningsprocess

Abstract

Inkomstregistret är en nationell databas dit alla inkomstuppgifter anmäls, senast fem dagar efter utbetalning. Detta betyder att uppgifterna i databasen är i realtid och kan användas av myndigheter vid behandling av olika ansökningar. Syftet med detta arbete är att ta reda på hur anmälningarna görs till inkomstregistret och hur inkomstregistret kan ha inverkat på löneräkningsprocessen. Anmälningarna kan automatiseras och detta kan bidra till att optimera löneräkningsprocessen genom lean.

Teorin i detta arbete redovisas i tre delar. Den första delen beskriver vad inkomstregistret är och hur anmälningarna görs till inkomstregistret. Den andra delen handlar om lean och skillnaden mellan resurs- och flödeseffektivitet. Den tredje delen beskriver löneräkningsprocessen och hur den har förändrats de senaste åren.

Undersökningen utfördes genom semistrukturerade intervjuer med fem löneräknare. Samma intervjuguide användes för alla intervjuer, men beroende på diskussionen ställdes eventuellt följdfrågor. Intervjuerna svarade på forskningsfrågorna om löneräkningsprocessen optimerats enligt lean och om inkomstregistret bidragit till detta. Dessutom svarade undersökningen på vad företagen anser om korrigeringar av uppgifter, samt genom vilken kanal de anmäler uppgifter till inkomstregistret.

Resultatet visar att inkomstregistret inte har optimerat löneräkningsprocessen. Däremot kan inkomstregistret, kombinerat med andra gränssnitt och automatiseringar, optimera löneräkningsprocessen. Korrigeringar av uppgifter i inkomstregistret kan medföra att det går åt mer tid till löneräkningen än förut. Löneräknarna är i regel nöjda med inkomstregistret och anser att det är ett bättre system än årsanmälningarna.

Tulorekisteri on valtakunnallinen tietokanta, johon kaikki tulotiedot ilmoitetaan viimeistään viiden päivän kuluttua maksamisesta. Tämä tarkoittaa, että tietokannan tiedot ovat reaaliajassa ja viranomaiset voivat käyttää niitä hakemuksien käsittelyssä. Tämän työn tarkoituksena on selvittää, miten ilmoitukset tehdään tulorekisteriin ja miten tulorekisterillä on voinut olla vaikutusta palkanlaskentaprosessiin. Ilmoitukset voidaan automatisoida, mikä voi auttaa tehostamaan palkanlaskentaprosessia lean-menetelmällä.

Tämän työn teoria koostuu kolmesta osasta. Ensimmäisessä osassa selvitetään, mikä tulorekisteri on ja miten ilmoitukset tehdään tulorekisteriin. Toinen osa käsittelee leankonseptia ja resurssi- ja virtaustehokkuuden eroa. Kolmannessa osassa kuvataan palkanlaskentaprosessia ja miten se on muuttunut viime vuosina.

Tutkimus toteutettiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla viiden palkanlaskijan kanssa. Samaa haastattelurunkoa käytettiin kaikissa haastatteluissa, mutta keskustelun mukaan voitiin esittää jatkokysymyksiä. Haastattelut vastasivat tutkimuskysymyksiin, jos palkanlaskentaprosessi olisi tehostettu, ja oliko tulorekisterillä osuutta siihen. Lisäksi tutkimus vastasi kysymyksiin mitä mieltä yritykset ovat korjauksista tulorekisterissä, ja minkä kanavan kautta he ilmoittavat tiedot tulorekisteriin.

Tulokset osoittavat, että tulorekisteri ei ole tehostanut palkanlaskentaprosessia. Toisaalta tulorekisteri yhdistettynä muihin rajapintoihin ja automaatioihin, voi tehostaa palkanlaskentaprosessia. Tietojen korjaaminen tulorekisterissä voi aiheuttaa sen, että nyt kuluu enemmän aikaa palkanlaskentaan kuin ennen tulorekisteriä. Palkanlaskijat ovat pääsääntöisesti tyytyväisiä tulorekisteriin ja pitävät sitä vuosi-ilmoituksia parempana järjestelmänä.

The incomes register is a national database, where all income data is reported, no later than five days after payment. This means that the data in the database is in real time and can be used by authorities, when processing various applications. The purpose of this work was to find out how the reports are made to the incomes register, and how the incomes register may have had an impact on the payroll process. The notifications can be automated, and this could help to optimize the payroll process through lean.

The theory of this work consisted of three parts. The first part described what the incomes register is and how the reports are made to the incomes register. The second part was about lean, and the difference between resource and flow efficiency. The third part described the payroll process and how it changed in recent years.

The survey was conducted through semi-structured interviews with five payroll professionals. The same interview guide was used for all interviews, but depending on the discussion, follow-up questions were asked. The interviews answered the research questions, if the payroll process had been optimized through lean and whether the incomes register contributed to this. In addition, the research responded to the views that enterprises have on data corrections in the incomes register, as well as the channel through which they report data to the incomes register.

The results showed that the incomes register did not contribute to optimize the payroll process. However, the incomes register combined with other interfaces and automations can lean the payroll process. Corrections to the incomes register data, may require more time for the payroll process than before. As a rule, payroll professionals were satisfied with the incomes register and consider it to be a better system than annual reports.