Sähköinen laskutus Pintopuu Oy:ssä

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli sähköinen laskutus Pintopuu Oy:ssä. Yrityksessä otettiin käyttöön huhtikuussa 2014 uusi toiminnanohjausjärjestelmä. Uuden järjestelmän myötä myös sähköinen laskutus tuli ajankohtaiseksi. Opinnäytetyössä tutkittiin säh-köisen laskutuksen käyttöönottoa kohdeyrityksessä. Tavoitteisiin kuului selvittää, mitkä ovat ne toimenpiteet, jotta laskutus saadaan sähköistettyä, miten yritys tästä hyötyy ja mitkä ovat sähköistämisestä koituvat muutokset. Lisäksi tutkittiin kysely-lomakkeen avulla muiden yritysten verkkolaskuvalmiuksia.

Teoriaosassa käsiteltiin sähköistä taloushallintoa ja sen osa-alueita. Sähköisen lasku-tuksen käyttöönotosta ja tietoturvasta tehtiin oma kappale. Tutkimusosassa selvitet-tiin kohdeyrityksen laskutuksen sekä tietoturvan nykytilanne. Tutkimuksessa käytet-tiin sekä kvantitatiivisia, että kvalitatiivisia menetelmiä.

Ostolaskujen lähettäjille toimitettiin kyselylomake, jonka avulla kartoitettiin heidän mahdollisuuksiaan lähettää sähköisiä laskuja. Työn edetessä kevään 2014 aikana Pin-topuu Oy:lle avattiin verkkolaskutunnukset. Myyntilaskutuksen osalta tutkimus suo-ritettiin haastattelemalla yrityksen työntekijöitä, it-tukihenkilöä sekä verkkolaskuope-raattorin yhteyshenkilöä. Myyntilaskujen lähetyksestä laadittiin sopimus verkkolas-kuoperaattorin kanssa.

Vastausprosentti oli noin 45 %. Tutkimuksen perusteella todettiin, että valtaosalla toimittajista on mahdollisuudet lähettää laskunsa sähköisesti. Jatkotoimenpiteeksi asetettiinkin lähettää kaikille verkkolaskuvalmiudet omaaville yritykselle tiedote, jossa pyydetään jatkossa toimittamaan laskut sähköisesti Pintopuu Oy:n verkkolas-kuosoitteeseen.

The topic of the thesis was electronic invoicing in Pintopuu ltd. The new ERP system was introduced in the company April 2014 and then electronic invoicing become top-ical too. In this bachelor’s thesis research electronic invoicing at the target company. The target was make clear what operations have to do to get the invoicing to elec-tronic, how the company will benefit from this and what are the consequences. In addition was researched other companies readiness of electronic invoicing by ques-tionnaire.

Electronic financial management and it’s division were depicted in the theoretical part. Electronic invoicing and information security was made own chapter. The re-search part reveals the current situation of target company’s billing and information security. In the research was used both, quantitative and qualitative methods.

The questionnaires were sent to the senders of purchase invoices. With questionnaire found out their possibilities to send e-invoice. In spring 2014 the electronic invoicing markings were opened for Pintopuu ltd. The research for sale invoicing was done by interviewing the employees, advisory system and the contact person of electronic invoicing operator. The agreement of sending the sale invoicing was made with the electronic invoicing operator.

The response rate was 45 %. According to research most of the suppliers have the possibilities to send electronic invoicing. In the future Pintopuu ltd will send the let-ters to companies which have possibility to send electronic invoices. In the letter Pin-topuu ltd will ask companies to send electronic invoices.