Henkilötietojen käsittely palkanlaskennassa ja tietosuojaselosteen kehittäminen palkkahallintoon

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia henkilötietojen käsittelyä ja suojaa määrittävää lainsäädännön kokonaisuutta palkanlaskennan näkökulmasta, eli kyse oli oikeudellisen ilmiön tutkimisesta. Opinnäytetyö tehtiin selkeään tarpeeseen, joka ilmeni opinnäytetyön tekijä työskennellessä toimeksiantajaorganisaatiossa palkanlaskijana. Työn tavoitteena oli luoda tutkimusaineiston perusteella toimeksiantajaorganisaatiolle EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tiivis ja selkeä erillinen tietosuojaseloste palkkahallintoon, jonka avulla organisaation työntekijät saisivat ymmärrettävän ja selkeän kuvan henkilötietojensa käsittelystä ja suojasta, sillä vanhat tietosuojaselosteet eivät täyttäneet tätä velvollisuutta parhaalla mahdollisella tavalla.

Henkilötietojen käsittelyn sääntely pohjautuu vahvasti luonnollisten henkilöiden yksityisyyden suojaan ja yksilöiden perusoikeuksiin. EU:n yleinen tietosuoja-asetus määrittää henkilötietojen käsittelystä myös työelämässä, ja keskiössä ovat vaatimus käsittelyn oikeusperusteeseen, yleiset tietosuojaperiaatteet ja erilaiset rekisterinpitäjälle asetetut informaatiovelvoitteet, joilla rekisteröityjen oikeuksia toteutetaan. Tietosuoja-asetus mahdollistaa kansallista sääntelyä erityisesti nimenomaan työelämän henkilötietojen käsittelyn suhteen, ja Suomessa näitä säädöksiä on runsaasti, joka tekee lainsäädännön kokonaisuudesta varsin moninaisen. Tietosuoja-asetusta sekä kansallista lainsäädäntöä avataan teoriaosuudessa kattavasti erilaisia lainvalmisteluaineistoja sekä työryhmien lausuntoja apuna käyttäen, sillä erityisesti tietosuoja-asetuksen monimutkainen ja paikoin vaikeaselkoinen kieli, tarvitsi tuekseen aineistoa, joka avaa säädöksien sisältöä, kuten myös käytetty oikeuskirjallisuus.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä käyttäen, ja tutkimusaineistoa kerättiin haastatteluiden ja dokumenttien avulla, ja myös työn tekijän omaa havainnointia työsuhteen aikana hyödynnettiin. Tietosuoja-asetus asettaa vähimmäisvelvoitteet tietosuojaselosteen sisällölle, jättäen työnantajalle velvollisuuden määritellä riittävät ja asianmukaiset toimet koskien informointia, eli sen laajuutta, muotoa ja yksityiskohtaisuutta. Tutkimusaineistoa analysoimalla saatiin kattava ja yksityiskohtainen kokonaiskuva toimeksiantajaorganisaation palkanlaskennan kokonaisprosessista, eli käsiteltävistä henkilötiedoista, käsittelyn ja säilytyksen perusteista sekä työnantajan näkemyksistä, joihin tietosuojaselosteeseen lopullinen sisältö perustuu.