Prosessikartta – Prosessien mallinnus liiketoiminnan kehittämisessä

Abstract

Tutkimuksessa selvitettiin yrityksen ydin- ja tukiprosessit. Kehitystoimenpide toteutettiin tilaustoimitusprosessiin. Tavoitteena työssä oli selkiyttää omistajille yrityksen ydin- ja tukiprosessit ja luoda työkalu prosessien analysointia ja kehittämistä varten. Prosessikartan ja tilaustoimitusprosessin mallintaminen toteutettiin systeemiajattelumallilla uimaratakaaviomallinnuksella. Lähtökohdat tutkimukselle olivat yrityksen tahtotila saada prosessit visuaaliseen muotoon ja tulevaisuudessa rakentaa kevennetty toiminnanohjausjärjestelmä, jonka alla olisivat olennaisimmat prosessivaiheet integroituna. Toiminnoilla haluttiin lähteä keskittämään työvaiheita tuottavaan työhön, saada hiljainen tieto näkyväksi ja tehostaa olemassa olevaa tilaustoimitusprosessia. Toteutustavaksi tutkimukselle valittiin laadullinen toimintatutkimus. Tutkimus toteutettiin muun vähittäiskaupan alalla toimivassa mikroyrityksessä. Tiedonkeruussa käytettiin haastatteluita ja osallistuvaa havainnointia. Havainnoinnin rooli painottui haastattelujen yhteyteen. Näin saatiin luotua olennainen tieto tutkittavasta ilmiöstä, jossa tieto tuotiin esille kertomusmuodossa, mikä on tyypillistä toimintatutkimuksessa. Tutkimusjoukoksi valikoitui yrityksen omistajat, koska heillä konkreettisin tieto yrityksen prosesseista ja liiketoiminnasta. Esille nousi kehityskohteita, joita olivat työn päällekkäisyydet, ajankäytön hallinta, inhimilliset virheet, työn vaiheistus, hiljainen tieto, tuotevalikoima ja tavarantoimittajien laatu, asiakastyytyväisyyden seuranta, reklamaatiokäsittely ja automatisaation hyödyntäminen prosessien kehityksessä. Näistä osaan yrityksen edustajat tekivät kehitystoimenpiteitä jo tutkimuksen aikana. Tästä on ollut toiminnalle niin organisaation sisäiseen kuin ulkoiseen toimintaan positiivisia vaikutuksia. Työn lopputuloksena yritys sai itselleen systeemiajattelumallilla luodun prosessikartan, joka edesauttaa hiljaisen tiedon muuttamista näkyväksi ja toimii kehitystyökaluna prosessikehityksessä. Tärkein uudistuspohja saatiin aikaan tilaustoimitusprosessille, johon luotiin automaatiomallipohja. Parhaan hyödyn saaminen vaatii vielä jatkokehitystä. Näistä tärkeimpiä olisivat kevennetyn toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ja prosesseihin tehtävät rakenneuudistukset.