The Role of Nonverbal Communication in Japanese-Finnish Negotiations : Finnish Negotiators' Perspective

Abstract

The purpose of this thesis was to describe the role of nonverbal communication in the negotiations between Japanese and Finnish negotiators from the Finnish negotiators perspective. The objectives of the study were: 1) to discover how the Japanese negotiators use the nonverbal communication in their negotiations, 2) to find out what kind of the body language may offend Japanese negotiator, 3) to determine the Finnish negotiator's perception of Japanese negotiator's nonverbal communication and 4) to assemble the recommendations of how to use the nonverbal communication in the negotiations with Japanese to the Finnish negotiators.

Theoretical part of thesis explored the cross-cultural theories of Hofstede and Hall, the nonverbal communication in general and the different types of nonverbal com-munication. Japanese and Finnish nonverbal communication behavior in general and in negotiations was included into the theoretical part. The empirical part of thesis was conducted as the qualitative research with using the expert interviewees to reach the more detailed and in the depth data. Altogether, the four Finnish and Japanese business negotiators were interviewed about their experiences and opinions.

The nonverbal communication while having the possibility to become communication barrier between Finnish and Japanese negotiators is not considered as the huge threat unless ignored entirely. When used correctly, the nonverbal communication can be a very useful tool to both negotiation parties. Japanese negotiators use the nonverbal communication to show respect towards other party, avoid conflict and to give positive impression. To Finnish negotiators, the nonverbal communication offers the possibility to give a good impression and make negotiations go smoother.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvailla sanattoman viestinnän rooli Japanin ja Suomen kulttuurien välisissä neuvotteluissa suomalaisen neuvottelija näkökulmasta. Lisäksi tavoitteena oli 1) saada selville kuinka japanilaiset neuvottelijat käyttävät sa-natonta viestintää neuvottelussa, 2) selvittää minkälainen kehonkieli saattaa loukata japanilaista neuvottelijaa, 3) määrittää mikä on suomalaisen neuvottelijan käsitys ja-panilaisesta sanattomasta viestinnästä ja 4) koota yhteen suositukset suomalaiselle neuvottelijalle kuinka käyttää sanatonta viestintää neuvottelussa japanilaisten kanssa.

Teoreettinen osa tutustuu Hofsteden ja Hallin kulttuurienvälisiin vuorovaikutus teo-rioihin, sanattomaan viestintään yleisesti ja sen eri osa-alueisiin. Teoreettiseen osaan sisällettiin myös japanilainen ja suomalainen sanaton viestintä yleisesti sekä neuvot-telussa. Opinnäytetyön empiirinen osa suoritettiin laadullisena tutkimuksena käyttäen asiantuntijahaastatteluja, näin saatiin syvempiä ja yksityiskohtaisempia tuloksia. Yh-teensä neljää japanilaista ja suomalaista neuvottelijaa haastateltiin heidän kokemuk-sistaan ja mielipiteistään.

Sanatonta viestintää ei luokitella suureksi ongelmaksi Japanin ja Suomen kulttuurien välisissä neuvotteluissa mutta jos se jää kokonaan huomioimatta, tilanne saattaa muuttua. Sanaton viestintä voi olla erittäin hyödyllinen apuväline neuvotteluissa jos neuvottelija on kyvykäs hallitsemaan sitä. Japanilaiset neuvottelijat käyttävät sanaton viestintää osoittamaan kunnioitusta, välttämään konflikteja ja antamaan positiivisen vaikutelman. Suomalaisille neuvottelijoille sanaton viestintä antaa mahdollisuuden tehdä hyvän vaikutelman ja helpottamaan neuvottelujen sujuvuutta.