Riskienhallinta tapahtumatuotannossa : case Auran Aurinkoviikko

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana on Varsinais-Suomessa sijaitseva Auran kunta. Työn tavoitteena on syventyä tapahtumatuotannon riskienhallintaan vastaamalla kysymyksiin millä keinoin voidaan varautua erilaisiin riskeihin yleisötapahtumaa järjestäessä, mitä erilaisia riskejä yleisötapahtuman järjestämiseen liittyy ja voiko kaikkiin riskeihin ylipäätään varautua. Lisäksi työssä käydään läpi erilaisia riskienhallinnan työkaluja. Opinnäytetyön tarkoitus on olla apuväline kaikille tapahtuman järjestämisestä kiinnostuneille sekä syventää omaa osaamistani riskienhallinnassa. Opinnäytetyö toteutettiin perehtymällä tapahtuma- ja projektialan kirjallisuuteen ja haastattelemalla tapahtuma-alan ammattilaista. Työ sisälsi myös toiminnallisen osuuden, jossa järjestettiin Auran kunnalle Auran Aurinkoviikko -tapahtuma. Opinnäytetyössä hyödynnetään Auran Aurinkoviikon järjestämisen aikana heränneitä havaintoja riskienhallinnasta.

Johtopäätöksenä voidaan todeta kaikkiin riskeihin varautumisen olevan mahdotonta ja riskien merkittävyyden riippuvan tapahtuman luonteesta ja tavoitteista. Voidaan todeta riskienhallintaan olevan monia eri tapoja, joiden käyttöön vaikuttaa muun muassa kokemus tapahtuma-alalta. Erilaiset riskit voivat olla yhdessä tapahtumassa merkittäviä ja toisessa vähäpätöisiä. Aikataulun myöhästyminen voi esimerkiksi suuressa tapahtumassa olla vähäpätöinen asia, kun taas pienessä vaikuttaa suoraan tapahtuman onnistumiseen.