Epäsuorien hankintojen kehittäminen keskisuuressa yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajan epäsuorat hankinnat ovat kasvaneet yrityksen kasvun myötä. Tästä johtuen näillä hankinnoilla on tarve kehittämiselle. Työn tavoite oli selvittää ja mallintaa yrityksen tämän hetken epäsuorien hankintojen prosessi. Toinen tavoite oli tutkia epäsuorien hankintojen prosessin kehittämistä ja tehdä sen kehittämiseen ideaaliprosessikuvaus ja kehittämisehdotukset, jotta prosessiin saataisiin hallintaa ja seurantaa. Kolmas työn tavoite oli tehdä vaatimusmäärittely epäsuorien hankintojen tietojärjestelmien tarpeista.

Työn tietopohjassa käsiteltiin liiketoimintaprosesseja keskittyen hankintaprosessiin ja niiden kuvaamiseen. Teorian, yrityksen dokumentaation ja havainnoinnin avulla saatiin tehtyä epäsuorien hankintojen nykytilan prosessikuvaus uimaratakaaviona. Epäsuorien hankintojen kehittämisen tutkimus tehtiin teemahaastattelujen, havainnoiden ja tukeutuen teoriatietoihin. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin case-tutkimusta, jossa tietoa kerättiin eri menetelmin. Tuloksena saatiin tehtyä epäsuorien hankintojen ideaaliprosessikuvaus. Teoriaosuudessa haettiin lisäksi tietoa tietojärjestelmiin ja tietojärjestelmävaatimuksiin liittyvästä kirjallisuudesta ja artikkeleista. Haastatteluiden, teorian ja tutkijan oman havainnoinnin tuloksena tehtiin epäsuorien hankintojen vaatimusmäärittely tietojärjestelmiä varten. Prosessin ja vaatimusmäärittelyn kehittämisen tulosten pohjalta tehtiin toimenpide-ehdotukset jatkokehitystä varten.

Tutkimuksessa havaittiin, että epäsuorien hankintojen prosessissa oli haasteita, jotka vaikuttavat prosessin hallintaan, seurantaan ja kustannuksiin. Kohdeyrityksen epäsuorat hankinnat tehtiin hajautetusti eri toiminnoissa, joka aiheutti haasteita erityisesti tiedonkululle ja vastuiden jakoon. Hankinta roolit ja vastuut tulisi selkeyttää, kehittää ja ohjata standardoiduksi hankintapolitiikan,- sääntöjen ja -työohjeiden mukaiseksi toiminnaksi. Lisäksi epäsuoria hankintoja olisi kehitettävä tehokkaaksi, hallittavaksi ja selkeäksi tietojärjestelmissä.