Tilitoimiston prosessien kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi jyväskyläläinen, neljän työntekijän tilitoimisto ja tutkimuskohteena olivat toimeksiantajatilitoimiston prosessit. Yrityksessä ei ollut aikaisemmin määritelty prosesseja tai yhteisiä toimintamalleja, joten tutkimuksen tarkoituksena oli kuvata tilitoimiston prosessien nykytilanne. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda prosesseille kehitysehdotuksia, joiden avulla yrityksessä voitaisiin tehostaa ja yhtenäistää jokapäiväistä työtä.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena kehittämistutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin havainnoimalla ja haastattelemalla toimeksiantajayrityksen työntekijöitä. Haastatteluissa olivat mukana kaikki yrityksen neljä työntekijää. Teemahaastatteluiden teemat määriteltiin tutkimuksen alussa toimeksiantajan kanssa, ja käsiteltäviksi teemoiksi valikoituivat tyypillisimmät tilitoimiston prosessit: asiakassuhde, kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus, laskutus sekä palkanlaskenta.

Tutkimustulokset eli prosessien nykytilanne esitettiin sanallisina kuvauksina. Tutkimustuloksista kävi ilmi, että toimeksiantajayrityksen työntekijöillä on erilaisia työskentelytapoja, kaikki työskentelymenetelmät eivät ole jokaiselle työntekijälle tuttuja ja että yksi suuri työn tehokkuuteen vaikuttava tekijä on asiakkaiden tietämys ja aktiivisuus. Tutkimustulosten pohjalta lähdettiin etsimään ratkaisuja prosessien kehittämiseen. Kehitysehdotuksissa keskityttiin lähinnä edellä mainittujen kokonaisuuksien kehittämiseen eri tavoin, kuten esittämällä kokonaan uusia toimintamalleja ja laatimalla erilaisia työkaluja toimeksiantajayrityksen käyttöön.

Tulevaisuudessa opinnäytetyötä voidaan käyttää toimeksiantajayrityksessä kehittämistyön lisäksi esimerkiksi apuna uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Jatkotutkimuksena toimeksiantajayrityksessä voidaan toteuttaa esimerkiksi asiakastyytyväisyystutkimus.

The thesis was assigned by an accounting company which employs the entrepreneur and three other employees. The research subject was the processes of the client company. Before the assignment, the processes or any common methods of the company had not been defined. Therefore, the purpose of the study was to describe the status of the processes. The goal was to give suggestions for how to make the company’s daily operations more unified and efficient.

The research was conducted as a qualitative development study. The research material was collected by observing and interviewing the entrepreneur and the employees of the company. The themes for the interviews, which were defined with the client at the beginning of the research, were customer relationship, accounting, financial statement and tax return, invoicing and calculation of pay.

The results or the current status of the processes were presented as verbal descriptions. It turned out that the employees were using different methods, and that not every method was familiar to all the employees and what affected the working efficiency the most was the customers’ knowledge and level of activity. Based on the results, some solutions were recommended to be tried in order to develop the processes. The development suggestions mainly dealt with the targets mentioned before. These targets could be developed, for example, through new methods of action and through new tools for the client to use.

In the future, the results of the thesis can also be utilized in the orientation of recruits in addition to the development work. As for further research, the company could, for example, conduct a survey of customer satisfaction.