Ostoreskontran prosessikehitys automaation avulla yrityksessä X

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin yhteistyössä kotimaisen konserniyrityksen kanssa. Toimeksiantajaan viitataan tässä opinnäytetyössä nimellä yritys X. Opinnäytetyössä syvennyttiin yritys X:n ostoreskontran prosessikehitykseen automaation näkökulmasta. Tavoitteena opinnäytetyöllä oli tuottaa mahdollisia kehitysehdotuksia tutkittavalle prosessille jo käytössä olevan sekä muiden hyödynnettävien automaatiotyökalujen puitteissa.

Tutkimusotteena työssä käytettiin kvalitatiivista tutkimusotetta, jonka avulla tutkimuksessa päästiin syventymään tutkitun prosessin kehityskohteisiin perusteellisesti. Toteutetulla haastattelututkimuksella yritys X:n ostoreskontran henkilöstölle kartoitettiin tutkittavan prosessin nykytilaa, positiivisia puolia, kehitysehdotuksia sekä mahdollisia ratkaisuja esille nousseisiin ongelmakohtiin.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostui taloushallinnon digitaalisesta kehityksestä, automaation roolista taloushallinnossa, automaation tuottamista mahdollisuuksista sekä riskeistä ja eri automaatioratkaisuihin syventymisestä. Haastatteluiden sekä teoreettisen viitekehyksen avulla opinnäytetyöllä tuotettiin kohdeyritykselle kehitysehdotuksia automaation hyödyntämiseen tutkitussa prosessissa. Tuotetuissa kehitysehdotuksissa automaatioratkaisuista hyödynnettiin esimerkiksi Excelin makrotyökalua, ohjelmistorobotiikkaa ja koneoppimista. Kehitysehdotukset on tuotettu siten, että kohdeyrityksen on mahdollista hyödyntää osaa ehdotuksista nopealla aikavälillä jo nykyhetkessä ja osaa ehdotuksista pidemmällä aikavälillä tulevaisuudessa, resurssien niin salliessa.

Opinnäytetyöprosessin aikana tuotettuja kehitysehdotuksia ei vielä otettu käyttöön kohdeyrityksen toimesta, joten konkreettista näyttöä niiden tehokkuudesta ei ole. Jatkotutkimusta aiheeseen liittyen voitaisiin tulevaisuudessa suunnata mahdollisesti käyttöönotettuihin kehitysehdotuksiin ja tuloksiin, joita prosessikehityksessä on niiden avulla saavutettu.

The thesis was produced in cooperation with a domestic group company. The thesis focused on the process development of company X's accounts payable from the point of view of automation. The goal of the thesis was to produce possible development ideas for the researched process.

Qualitative research was used as a research sample, executed by interviews. Interviews involved topics such as the status of the process, positive aspects, development proposals and possible solutions to the problem points that arose were mapped for the personnel of company X's accounts payable.

The theoretical framework of the thesis consisted of the digital development of financial administration, the role of automation in financial administration, the opportunities and risks created by automation, and delving into different automation solutions. With the help of interviews and a theoretical framework, the thesis produced development ideas for company X. In the development ideas produced, used automation tools were for example Excel's macro tool, robotic process automation and machine learning. The development ideas can be utilized in either short-term or long-term plans for the process.

The development ideas produced during the thesis process have not yet been put into use by company X, so there is no concrete evidence of their effectiveness. Further research related to the topic could be directed to the development ideas that may have been put into use and the results that have been achieved in process development with them.