Routine knowledge worker efficiency in physical workspaces

Abstract

The aim of the thesis was to investigate whether routine knowledge worker efficiency is affected by physical workspace layouts. This research was conducted for X-Index, a company selling, renting and designing workspaces. Though the majority of their workspaces are currently industrial and cater to the manual worker, the authors wanted to provide X-Index with answers on office workspace design and its connections to employee efficiency. This will consequently help X-Index develop their business towards also catering to companies employing knowledge workers. The research was quantitative, involving an experimental method through which a real-life simulation of knowledge workers in different workspaces was conducted. Workspace designs were narrowed down to closed, open and team orientated spaces. Efficiency on an individual level was measured through quantity and quality of executed tasks as well as timeline. The simulations were conducted on 24.3.2014 in the JAMK Dynamo campus. A statistical analysis of the data was then conducted through SPSS and Excel. The results of the research indicate that there is significant change in knowledge worker efficiency in the three different layouts and patterns emerged. While timeline was shortest (thus the best) in the closed office layout it was the worst in the team space. On the other hand, the results of quality improved in the team space when comparing to the other two layouts. Participants performed better in the closed office layout in terms of quantity. Comparing the results to the theoretical background, the authors suggest that certain factors such as communication, concentration and the level of task interdependence can be attributed to the changes in efficiency in the different workspace layouts. The authors have thus compiled a series of statements/questions to aid companies and X-Index in designing workspaces or combinations of workspaces for possible clients in a new field.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia vaikuttavatko fyysiset työtilaratkaisut tietotyöntekijän tehokkuuteen tämän suorittaessa rutiininomaisia työtehtäviä. Tutkimus toteutettiin X-Indexille, toimitilavälittäjälle joka myy, välittää sekä suunnittelee toimitiloja. Yrityksen pääpaino on tällä hetkellä teollisissa toimitiloissa ja täten se palvelee manuaalisen työn tekijöitä. Opinnäytetyö laadittiin tarjoamaan vastauksia toimitilasuunnitteluun ja sen yhteyksistä työntekijän tehokkuuteen. Vastausten avulla X-Index voi kehittää toimintaansa palvellakseen myös tietotyöntekijöitä työllistäviä yrityksiä. Opinnäytetyön tutkimusosuus toteutettiin hyödyntäen kvantitatiivista menetelmää, sisällyttäen kokeellisen osuuden, jossa tietotyöntekijöiden tehokkuutta mitattiin erilaisissa työympäristöissä. Opinnäytetyötä sekä kokeellista osuutta varten toimitilat rajattiin kolmeen erilaiseen ratkaisuun: suljettuun työtilaan, avoimeen työtilaan sekä ryhmätilaan. Yksilön tehokkuutta kyseisissä toimitiloissa mitattiin määrän, laadun sekä aikajanan kautta. Koe-tilanne toteutettiin 24.3.2014 Jyväskylän Ammattikorkeakoulun Dynamo-kampuksella, ja kerättyä tietoa analysoitiin tilastollisesti SPSS:n sekä Excelin avulla. Tutkimuksen tulokset osoittavat tietotyöntekijän tehokkuudessa merkittävän eron kolmen eri toimitilan välillä. Suljettu työtila oli ajankäytön kannalta paras kun taas ryhmätyötila osoittautui ajallisesti kuormittavimmaksi. Työn laadun kannalta ryhmätyötilassa saadut tulokset paranivat verrattaessa suljettuun tai avoimeen työtilaratkaisuun. Määrällisesti parhaimmat tulokset tulivat suljetussa työtilassa. Verrattaessa opinnäytetyön teoreettista osuutta koe-tilanteesta saatuihin tuloksiin, voidaan tietyillä tekijöillä kuten kommunikaatiolla ja keskittymisellä olettaa olevan vaikutusta tehokkuuden muutoksiin eri työtilaratkaisuissa. Yrityksen kannalta oikeanlaisen työtilaratkaisun valintaprosessin ja -perusteiden tueksi kehitettiin kyselylomake-työkalu, joka helpottaa tehokkaimman työtilan (tai työtilayhdistelmän) valitsemista huomioiden yrityksen tarpeet.