Organisaation asian- ja tiedonhallinnan perusteet

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli raportoida viranomaisia koskevan sähköisen asiankäsittelyn kokonaisuus tiedon elinkaaren, tiedonhallintamallin ja sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman perusteiden kautta keväällä 2023. Raportissa kerrottiin tiedon rakenteiden, luokittelun, metatietojen, kokonaisarkkitehtuurin ja organisaation tiedonhallintamallin suositukset lakiin pohjautuen Suomessa. Aiheita käsiteltiin Kuntaliiton, arkisto- kunta- ja tiedonhallintalakien ja Valtiovarainministeriön suosituksien pohjalta. Tiedonhallinnan prosessi-integraatiota ja asianhallintajärjestelmän hankintaprosessia kuvailtiin kuntatasolla.

Kansallisarkiston arkistolaitoksen SÄHKE-määräykset edellyttivät vuoden 2006 alusta lähtien asiankäsittelyjärjestelmässä pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen sähköistä käsittelyä. Toimintaympäristön digitalisoitumista ohjasivat ja tukivat erilaiset standardit, joista ISO9000-sarjan perusstandardit esiteltiin. Opinnäytetyössä vertailtiin perinteisen paperiarkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin eroja ja hyötyjä.

Opinnäytetyössä asian- ja tiedonhallinnan rakenteiden perusteet viranomaistoiminnassa muodostivat kokonaisnäkemyksen asianhallinnasta kirjallisuuskatsauksen keinoin. Tutkimushankkeessa todettiin, ettei Euroopan Unionin lainsäädännössä ollut vastaavanlaista asian- ja tiedonhallinnan käytäntöä. Lainsäädäntö oli kirjavaa eikä standardisoitua laatutasoa voitu yhtenäisesti noudattaa eri Euroopan Unionin jäsenmaissa. Opinnäytetyö toi esille Digitaalinen Eurooppa - ohjelman vuosille 2021–2027, jossa sitouduttiin kehittämään digitalisaatiota tasavertaiseksi jäsenmaiden kesken.

Opinnäytetyössä on raportoitu sähköisen asianhallinnan tärkeästä merkityksestä tiedon digitalisoitumisprosessissa. Raportissa on todettu lainsäädännön välttämättömän päivitystarpeen jatkuvassa muutoksessa viranomaistoiminnassa. Opinnäytetyössä on korostettu asiankäsittelyn digitalisoitumisen hyötyjä konkreettisilla esimerkeillä. Raportissa on esitetty tilastotietoa digitalisoitumisen ja globaalin taloudellisen resurssoinnin kasvun kuvaajilla informaatio- ja viestintäteknologian eri alueilla. Lisäksi tutkimushankkeessa on kerrottu hiilineutraaliuden tavoitteista vihreän informaatio- ja viestintäteknologian keinoin Suomessa.

The thesis clarified the electronic document management entity concerning the authorities in Spring 2023. It also clarified the information life cycle, the model of information management, and the basics of electronic archive management model in Finland. This research reported the structure of information, classifying of the information, metadata information, the information management architecture, and information management model based on the recommendations of the authorities in Finland. These issues were explained by the association of Finnish Municipalities, archive-, municipality- and document management law and by the recommendation of the Ministry of Finance Finland in this research report. The thesis reported of the process integration in the information management at the municipal operations and the acquisition process of the document management system.

From the beginning of 2006, the SÄHKE2 regulations of the National Archives of Finland required electronic document management when concerning the permanently stored information in the document management system. The digitalization of the operating environment was guided and supported by various standards. The thesis presented the basic of ISO9000 series standards in Finland. The thesis compared the differences and benefits of traditional paper archiving and the electronic archiving software system.

The thesis found the entity of the document and information management by this literal review. It defined the basics of electronic document management issues. The thesis presented the legislation of the European Union had not aimed at the unified practice of document and information management issues in the European Union. The legislation was different compared to Finland and the standardized quality level was not consistent among the European Union countries.

The thesis reported on the Digital Europe Program between the years 2021 to 2027. The mission was to unify the know-how of digitalization among European Union countries. In this thesis the importance of electronic document management was highlighted concerning digitalization in global development in the European Union. In this thesis the importance of legislation updates was reported in document management. The change development process is ongoing in a global world when concerning the authority functions. The statistical examples of the impacts of digitalization were highlighted. In this thesis the carbon neutrality aims were clarified in information and communication technology in Finland.