Palkkahallinnon ulkoistaminen PK-yrityksessä : laukaisevat tekijät, tarpeet ja tavoitteet palkkahallinnon ulkoistamisen taustalla

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan palkkahallinnon ulkoistamispäätöksen takana olevia taustatekijöitä. Taustatekijöillä tarkoitetaan tässä yhteydessä ulkoistamispäätöksen taustalla olevia laukaisevia tekijöitä, ulkoistamiselle määriteltyjä tarpeita ja ulkoistamiselle asetettuja tavoitteita. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia sitä, minkälaisia laukaisevia tekijöitä, tarpeita ja tavoitteita palkkahallinnon ulkoistamisen taustalla on.

Tutkimuksella on toimeksiantaja ja se on osa laajempaa kehittämisprojektia, jossa pyritään kehittämään toimeksiantajan tuottamaa palkkahallinnon palvelua. Palveluun kuuluu sekä palkan-laskentajärjestelmä että palkanlaskennan palvelu, joista jälkimmäiseen tutkimus kohdistuu. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä syksyn 2022 aikana ja aineisto kerättiin puolistrukturoiduin haastatteluin. Aineisto litteroitiin ja analysoitiin soveltaen sisällönanalyysiä.

Tulosten perusteella voidaan todeta, että tutkimukseen osallistuneet yritykset ovat ulkoistaneet palkkahallintonsa melko erilaisista lähtökohdista. Yhteneväistä kuitenkin oli se, että ulkoistamisen oli laukaissut jokin yrityksen sisäinen ominaisuus tai muutos, eikä ulkoisilla tekijöillä ollut näissä tapauksissa vaikutusta ulkoistamispäätökseen. Keskeisiksi ulkoistamisprosessin laukaisevia tekijöitä olivat HR-henkilöstön määrän väheneminen tai riittämättömyys sekä erilaiset sisäiset järjestelmämuutokset.

Sen sijaan yritysten tarpeet ja tavoitteet ulkoistamisen suhteen vaikuttaisivat olevan melko samankaltaisia riippumatta yrityksestä. Yritysten palkkahallintoa koskevat tarpeet olivat yksinkertaisia eikä tyypillisten palkanlaskennan, maksatuksen ja raportoinnin toiminnoista poikkeavia toiveita tullut esille. Haastatelluille riitti, että palkat ovat laskettu oikein ja ne maksetaan ajallaan. Palkkahallinnon ulkoistamiselle asetetaan tavoitteita, vaikkei niitä käytännössä vaikutettaisi juuri seurattavan. Yleisin tavoite palkkahallinnon ulkoistamiselle oli omaan ydinosaamiseen keskittyminen, mikä on yksi tyypillisimmistä ulkoistamisen tavoitteista. Kustannussäästöt eivät tämän tutkimuksen mukaan olleet olennainen tavoite, vaikka moni haastateltava myönsi, että kustannussäästöt olivat kuitenkin vaikuttaneet ulkoistamispäätökseen.

Kokonaisuudessaan palvelun laatuun oltiin tyytyväisiä, vaikka lähes kaikilla haastateltavilla oli negatiivisia kokemuksia ulkoistuspalveluita tarjoavien yritysten kanssa. Palveluntarjoajissa erityisesti luottamusta, riittävää osaamistasoa ja rehellisyyttä arvostettiin. Jokaisen palveluntarjoajan kannattaisikin panostaa positiivisen mielikuvan ja kokemuksen luomiseen, jotta mahdolliset negatiiviset kokemukset jäisivät taka-alalle. Tämä olisi niin yksittäisten palveluntarjoajien kuin koko alan etu.