Työyhteisöviestintä valtionhallinnon organisaation toimipaikkaosastolla

Abstract

Työyhteisöviestintä nousi uudella tavalla puheenaiheeksi, kun koronapandemian alkaessa vuonna 2020 koko suomalaisessa yhteiskunnassa otettiin digiloikka ja etätyö vakiinnutti paikkansa säännöllisenä työn tekemisen muotona. Vaikka etätyöt koskettavat lähinnä päätteen äärellä työtään tekeviä työntekijöitä, on etätyön paineessa tehty digiloikka tuonut myös lähityönä tehtäviin töihin vaatimuksia digitaalisten välineiden ja uusien toimintatapojen omaksumisesta.

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan Tullin toimipaikkaosaston työyhteisöviestintää. Tutkimuksen toimeksiantaja on Tulli. Tullissa uudet ja muuttuvat työn tekemisen tavat ovat esillä. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa tietoa työyhteisöviestinnän suunnittelua varten, jotta tulevaisuudessa työyhteisöviestintä palvelisi paremmin kaikkia työyhteisön jäseniä, mutta etenkin toimipaikkaosastoa. Tutkimus kartoittaa toimipaikkaosaston työyhteisöviestinnän nykytilaa työyhteisöviestinnän strategisten osa-alueiden, viestintäkanavien ja ilmapiirin osalta.

Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä paneudutaan työyhteisöviestintään. Ensin käsitellään viestintää organisaatiossa yleisellä tasolla, minkä jälkeen keskitytään strategisen työyhteisöviestinnän osa-alueisiin. Lisäksi käsitellään osallistavaa viestintää, viestintäkanavia ja organisaation sisäistä sosiaalista mediaa.

Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena tutkimuksena. Aineisto kerättiin survey-kyselylomakkeella, joka lähetettiin 812 toimipaikkaosaston tullilaiselle toukokuussa 2022. Aineistoa analysoitiin ristiintaulukoimalla, Spearmanin korrelaatiokertoimella sekä ei-parametrisillä testeillä. Avoimiin kysymyksiin annetut vastaukset käsiteltiin laadullisen sisällönanalyysin menetelmillä.

Tutkimuksen tulosten perusteella vastaajat kokivat etsivänsä ja jakavansa tietoa aktiivisesti sekä suhtautuvansa uuden oppimiseen myönteisesti. He kokivat osaavansa käyttää Tullin nykyisiä digityövälineitä. Toisaalta vastaajat kokivat haasteena ajantasaisen tiedon erottamisen muusta informaatiosta. Vastaajat kokivat, että vaikka tietoa on paljon, se on hajallaan ja toisinaan vaikeasti löydettävissä. Vastaajat myös kokivat, ettei aika riitä kaikkien viestintäkanavien seuraamiseen. Vastaajat kaipasivat enemmän lähipalavereita, joissa koko tiimi on läsnä, sekä toivoivat huomion kiinnittämistä osastojen keskinäisiin väleihin. Myös esimerkkiä aktiivisempaan viestintään osallistumiseen tarvitaan.

Tulosten mukaan toimipaikkaosaston tullilaiset tavoittaa parhaiten intranetin ja sähköpostin kautta. Intranetiä seurataan aktiivisesti ja sähköpostista toivotaan siirtymistä johonkin helpommin hallittavissa olevaan viestinnän kanavaan. Tullin sisäistä sosiaalista mediaa ei käytetä toimipaikkaosastolla lähes lainkaan.

Vastaajat kuvailivat Tullin ilmapiiriä hyväksi ja avoimeksi. Myös oman toimipaikan ja muiden pienempien työryhmien keskinäinen vuorovaikutus sai kiitosta.