Raision kaupungin hankintojen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Raision kaupungin hankintojen nykytilaa sekä laatia toimenpide-ehdotuksia kaupungin hankinnan kehittämiseksi. Lisäksi tavoitteena oli hankintoja koskevan sisäisen tiedonkulun parantaminen ja tiimityöskentelymallin luominen. Kaupungin päämääränä on aikaansaada koordinoitu hankintojen kokonaisuuden hallinta.

Lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus, koska tutkittiin yhtä tapausta ja sen ilmiötä, josta haluttiin saada syvällistä tietoa. Tutkimusmenetelminä käytettiin teemahaastatteluja ja avointa haastattelua, joita täydennettiin dokumenttianalyysilla hankintaohjeesta sekä tilinpäätöksestä ja talousarviosta. Tutkimuksessa haastateltiin kohdeorganisaation sekä Naantalin kaupungin hankintojen ja kilpailutusten tekijöitä. Haastatteluissa selvitettiin, miten kaupungeissa kilpailutuksia ja hankintoja toteutetaan sekä toteuttamisessa ilmenneitä haasteita ja ongelmakohtia.

Todettiin, että hankintojen toteutus on organisoitu kaupungeissa eri tavoilla. Raision kaupungin hankinnat toteutetaan hajautetusti toimialoilla ja palvelualueilla useiden henkilöiden toimesta, kun taas Naantalissa on keskitetty hankintamalli, jossa hankinnat tekee pääosin yksi henkilö. Saatiin selville, että Raision hankinnoista ei ole saatavilla koottua tietoa kilpailutuksista tai voimassa olevista hankintasopimuksista. Raision hankintaohjetta pidettiin vaikeaselkoisena. Todettiin, että hankintoja toteutetaan usein kiireessä muiden työtehtävien ohessa ja osin puutteellisella hankintaosaamisella. Havaittiin myös, että hankinnan valmisteluvaiheessa ennen varsinaisen kilpailutuksen aloittamista kannattaa hyödyntää markkinavuoropuhelua. Tutkimuksen tuloksena saatiin useita kehitysideoita, jotka toteuttamalla voidaan kehittää hankintojen tiedon kulkua, suunnitelmallisuutta ja koordinoitua hankintojen kokonaisuuden hallintaa. Tärkeimpänä kehitysideana esitettiin uuden hankintakoordinaattorin toimen perustamista vastaamaan kehittämisestä ja koordinoinnista.