Uusien harjoittelijoiden perehdytysprosessin kehittäminen. Case: Management Events Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Management Events Oy:lle, joka on suomalainen ylimmän johdon kutsuvierastilaisuuksiin ja konferensseihin erikoistunut yritys. Työn tavoitteena on selvittää Management Events:in harjoittelijoiden perehdyttämisen tilaa sekä laatia ehdotuksia perehdyttämisen kehittämiseksi. Management Events palkkaa vuosittain eri osastoilleen uusi harjoittelijoita, joille järjestetään perehdytysjakso..

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys käsittelee sitä, mitä on hyvä perehdyttäminen ja miksi se on tärkeää sekä uuden työntekijän että yrityksen kannalta. Viitekehityksessä perehdyttäminen jaetaan seuraaviin osa-alueisiin: perehdyttäminen käsitteenä, tavoitteet, perehdyttämisen merkitys ja hyödyt, esimies ja työntekijä perehdytyksessä, perehdytyksen prosessi ja suunnitelma, perehdytyksen ongelmat, sekä työnopastus osana perehdyttämistä. Teoreettiseen viitekehykseen muodostamisessa hyödynnettiin aiheeseen liittyvää kirjallisuutta.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin sekä laadullista että määrällistä tutkimusstrategiaa. Empiirinen aineisto kerättiin hyödyntäen teemahaastatteluita, jotka tehtiin yrityksen esimiehille ja harjoittelijoille strukturoidun kyselylomakkeen avulla. Teemahaastattelun pohjana käytettiin työn teoreettista viitekehystä, sekä harjoittelujakson aikana tehtyä havainnointia. Tutkimus tehtiin kevään ja syksyn 2013 aikana.

Työn tuloksena selvitettiin, että yrityksen tulee parantaa harjoittelijoiden työpaikkahakuilmoituksia työtä vastaavaksi, pidentää harjoittelujakson pituutta, lisätä harjoittelijoiden ja esimiesten välisiä kehityskeskusteluja, luoda harjoitteluun monipuolisempia työtehtäviä, sekä ottaa käyttöön kirjalliset palautelomakkeet harjoittelujakson päätteeksi.

This thesis was commissioned by Management Events Oy, which is a Finnish family owned business that specializes in top management networking events and conferences. The objective of the study is to examine Management Events’ trainee orientation holistically, as well as to develop ideas and improvements for more enhanced orientation. As each year Management Events hires new interns, the effectiveness of the required orientation is crucial and therefore needs ongoing analysis, improvement and development.

The theoretical framework of the study is to understand what factors make orientation effective, and why it is advantageous for both the new employee and the company. The framework of the induction process is presented step by step which are recruiting, staff preparation, objective introduction, importance and benefits of effective orientation, supervisor and employee involvement, introduction to the plan and process, orientation issues and defects, and ongoing support and guidance throughout the employment as part of the induction. Industry related sources were utilized in the comprehension and analysis of the theoretical framework.

The study was carried out by using both the qualitative and the quantitative approach. The empirical material was gathered by conducting themed interviews, which involved company's managers and trainees via structured questionnaires. The basis for the theme of the interview was used to work the theoretical framework, as well as the trainee's own observations and perceptions throughout the six-month period. The study was conducted in the spring and autumn of 2013.

The study results indicate that Management Events should focus on improving its job advertisement to more relevant and specific descriptions, to extend the length of the training period, to increase regular interaction between managers and employees to discuss performance and improvements, to create more varied tasks and projects, as well as to introduce submission of written feedback at the end of the training period.