Toimiva ja tehokas työyhteisö taitavalla sisäisen viestinnän johtamisella

Abstract

Sisäisen viestinnän toimivuudessa lähes jokainen yritys kokee jossain kohtaa haasteita. Sisäisen viestinnän haasteet ovatkin hyvin yleisiä organisaatioissa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajayrityksen (Yritys X) sisäisen viestinnän nykytilan toimivuutta, haasteita ja haasteiden vaikutuksia työntekoon. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää myös työntekijöiden toiveita viestinnälle sekä kehitysehdotuksia sisäisen viestinnän haasteiden ratkaisemiseksi. Teoriaosuutta sekä tutkimusaineistoa apuna käyttäen oli tavoitteena löytää juuri Yritys X:lle parhaat toimintaehdotukset, joiden avulla yritys pystyy kehittämään sisäistä viestintäänsä. Teoriaosuudessa käsitellään sisäistä viestintää, sen tehtäviä ja tarkoitusta. Tämän lisäksi käsitellään johtamisviestintää, esihenkilöiden ja johdon viestintätaitoja sekä viestinnän selkeyttä. Esihenkilöiden viestintätaidot vaikuttavat suurelta osin siihen, miten sisäinen viestintä koetaan työyhteisössä. Lisäksi johtamisviestinnän osaaminen vaikuttaa merkittävästi työyhteisön viestintäkulttuuriin, työntekijöiden tyytyväisyyteen, motivaatioon sekä tuloksellisuuteen. Opinnäytetyön empiirinen tutkimus tehtiin kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä, ja tutkittavana kohteena olivat kaikki Yritys X:n työntekijät. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluilla. Tutkimuksessa selvitettiin, miten työntekijät kokevat sisäisen viestinnän nykytilan. Tutkimuksessa otettiin myös selvää, millaisia vaikutuksia haasteilla on työntekoon ja miten hyvin sisäisen sekä johtamisviestinnän perustehtävät toteutuvat. Tutkimustulosten perusteella Yritys X:n sisäisen viestinnän nykytilasta löytyy paljon haasteita, joilla on merkittäviä vaikutuksia työntekoon. Pääongelmana ovat puutteet sisäisen viestinnän selkeydessä ja suunnitelmallisuudessa. Epäselkeä viestintä jättää paljon tulkinnanvaraa, mikä heijastuu suoraan työn tehokkuuteen. Organisaatiossa ei ole tehty selkeitä linjauksia, sääntöjä tai toimintatapoja sisäiselle viestinnälle. Tyylejä ja tapoja toteuttaa viestintää onkin monia, eivätkä työntekijät tiedä tarkkaan toistensa rooleja tai vastuualueita viestinnässä. Työntekijöiden tietämys myös organisaation arvoista, visiosta, missiosta, strategiasta ja tavoitteista on puutteellista. Työyhteisön viestinnän haasteet ovat korjattavissa selkeällä suunnitelmalla sekä taitavalla viestinnän johtamisella.

Almost every company faces challenges with internal communication. These challenges are therefore very common in organizations. The purpose of this thesis was to find out the current state of internal communication at Company X, what kinds of internal communication challenges company had, and how those challenges affected work. The aim was also to explore the employees' wishes regarding communication and the suggestions for improvement they had to address the challenges of internal communication. The theoretical part and data were used to make suggestions for improvement for the internal communication of Company X. The theoretical part deals with internal communication, its tasks and purpose. It also deals with management communication, superiors’ communication skills, and the clarity of communication. Superiors’ communication skills have a significant impact on how internal communication is experienced in the work community. Furthermore, management communication skills influence in many ways the communication culture of the work community and the satisfaction and motivation of the employees. The empirical study of the thesis was carried out by a qualitative research method. The research subjects consisted of all the employees of Company X. The interviews conducted were semi-structured. The study found out how the employees perceived the current state of internal communication, as well as the impact of the challenges on work, and how well the basic tasks of internal and management communication were fulfilled. Based on the results, the current state of Company X's internal communication involves many challenges with a significant impact on work. The main problem is the lack of clarity and planning of internal communication. Unclear communication leaves much scope for interpretation, which is directly reflected in the effectiveness of work. The organization has not defined clear rules or policies for its internal communication. Several styles and ways of communicating co-exist in the organization, and the employees do not know each other’s roles or responsibilities in communication. The employees also have insufficient knowledge of the values, vision, mission, strategy, and objectives of the organization. The challenges of communication in the work community can be addressed through a clear plan and good communication management.