Siirtolaisuusinstituutin kelanauhakokoelman järjestäminen sähköisten aineistojen kehittämisen näkökulmasta

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on Siirtolaisuusinstituutin Siirtolaisuuskokoelmiin kuuluvien kelanauhojen luettelointi ja sisällönkuvailu. Tarkoituksena on luetteloinnin myötä saada kelanauhoilla oleva historiallinen aineisto paremmin sekä tutkijoiden että muiden aiheesta kiinnostuneiden käyttöön. Projekti tehtiin toimeksiantona Siirtolaisuusinstituutille loka-joulukuussa 2013.

Siirtolaisuusinstituutin arkiston kelanauhat sisältävät ulkosuomalaisia koskevaa dokumentti- ja haastattelumateriaalia ympäri maailmaa. Toiminnallinen osio käsittelee varsinaisen luettelointityön kuvauksen lisäksi luettelointialustan ja kuvailusäännöstön valintaa koskevia kysymyksiä, kun kohteena on varsin epäyhtenäisistä sisältötiedoista koostuva, arkistojen ulkopuolella varsin harvinainen aineistolaji. Valintoja ohjaa välillisesti Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) suositukset esimerkiksi käytetyistä standardeista sekä pitkäaikaissäilytykseen soveltuvista siirto- ja säilytyskelpoisista tallennusformaateista. Opinnäytetyö tarkastelee eritoten Dublin Core metadataformaatin soveltuvuutta aineiston kuvailussa.

Opinnäytetyön teoriaosio käsittelee sähköisten aineistojen saavutettavuuden kysymyksiä digitointihankkeiden aikakaudella. Sähköisten aineistojen tarjoamiseen on vireillä useita kansallisia hankkeita, joskin tutkimusta saavutettavuuden toteutumisesta ja käyttäjien kokemuksista on toistaiseksi vähän. Tuoreissa tutkimuksissa saavutettavuutta pidetään kuitenkin yksimielisesti aineiston tärkeimpänä arvona. Tutkimusten mukaan käyttäjät vaativat ennen kaikkea metadatalla rikastettuja aineistoja sekä yksinkertaisia mutta hakuominaisuuksiltaan monipuolisia käyttöliittymiä, kuin esimerkiksi suuria massadigitoituja aineistomääriä, jotka jäävät käytettävyyden esteen taakse joko puutteellisten metatietojen tai käyttöliittymän kankeuden vuoksi. Tällä hetkellä etenkin moni pieni tai keskisuuri kulttuuriperintöä säilyttävä laitos miettii strategiaansa sähköisten aineistojen tarjoamisen ja pitkäaikaissäilyttämisen suhteen.

The purpose of this functional thesis was to catalogue the reel-to-reel audio tapes of the client, Institute of Migration. Material on these audio tapes consists of historical recordings of Finnish emigrants around the world. Cataloging the tapes serve the purpose of increasing accessibility among scholars and researchers. The project took place from October to December in 2013.

The thesis comprises two parts: the functional part and the theoretical framework. The functional part in this report explains the cataloging process in full including analysis on choosing the appropriate cataloging platform and metadata format by following the guidelines of the National Digital Library (NDL). Functional part also indicates in detail how to use the Dublin Core metadata standard in describing highly variable contents of rare reel-to-reel magnetic tape format.

The theoretical framework focuses on the subject of accessibility in various national digitalization projects. Although there is yet only little academic research made about the usability of electronic materials with user’s experiences, new studies suggest that accessibility is the single most important value of the archived material. According to these studies users value rich metadata over high volume of digitized material and mostly desire simple and practical interfaces with diverse searching options.

The question of access, distribution and long-term preservation of electronic materials is vital, especially for small and medium sized archives.