Projektinhallinnan prosessien kehittäminen digitaalisten ratkaisujen avulla

Abstract

Digitalisaatio ja sen mahdollistamat ratkaisut ovat muuttaneet toimintaympäristöä, jossa organisaatiot toimivat. Digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen ja prosessien kehittäminen tarjoavat mahdollisuuksia työn tehokkuuden parantamiselle. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tunnistaa kehittämistä vaativat LUT-korkeakoulujen HR- ja talouspalvelut-yksikön projektinhallinnan prosessit sekä löytää kehittämiskohteita, joissa voitaisiin hyödyntää digitaalisia ratkaisuja.

Teoriana opinnäytetyössä tutustuttiin ensimmäisenä, mitä tarkoitetaan käsitteillä projekti ja projektinhallinta sekä millaisia ehtoja erilaiset ulkopuoliset rahoittajat asettavat projektinhallinnalle. Tämän jälkeen teoriassa siirryttiin kuvaamaan, mitä prosessilla tarkoitetaan ja miten prosessien kehitystä voidaan toteuttaa, erityisesti digitaalisiin ratkaisuihin tutustuen. Opinnäytetyön tutkimus toteutettiin toiminnallisena tutkimuksena ja aineistonkeruumenetelminä hyödynnettiin kyselyä, havainnointia sekä aivoriihtä. Tutkimus aloitettiin projektinhallinnan prosessien parissa työskenteleville lähetetyllä kyselyllä, jonka tavoitteena oli löytää ne prosessit, joissa nähtiin eniten tarvetta kehittämiselle ja mahdollisuuksia digitaalisten ratkaisujen hyödyntämiseen. Kyselyn tulosten perusteella valikoituivat havainnoitaviksi prosesseiksi työajanseurannan käsittelyjen prosessit sekä projektin perustamisen ja ylläpitämisen prosessit SAP-järjestelmässä.

Kyselytutkimuksen perusteella voitiin todeta, että kaikissa projektinhallinnan prosesseissa nähtiin kehittämistarpeita ja mahdollisuuksia digitaalisille ratkaisuille, johtuen suuresta määrästä samanlaisena toistuvia manuaalisia työvaiheista useimmissa prosesseissa. Havainnoinnin kautta löydettiin havainnoiduista prosesseista kehittämiskohteita ja opinnäytetyön myötä otettiin käyttöön sähköinen hyväksyntä LUT-yliopiston käyttämässä työajanseurantajärjestelmässä. Muiden löydettyjen kehittämiskohteiden osalta prosessien sujuvoittaminen jäi muun muassa odottamaan työajanseurantajärjestelmän vaihdosta ja SAP-järjestelmän versiopäivitystä. Tutkimuksen tuloksista pystyttiin johtamaan, että prosessien kehittämisessä tulisi ottaa huomioon prosessien väliset yhteydet, jottei tietyn prosessin kehittäminen lisää toisen prosessin työmäärää.