Tietoaineistojen siirto hyvinvointialueelle: tapaus Siun sote

Abstract

Vuoden 2023 alusta aloitti Suomessa toimintansa 21 hyvinvointialuetta. Alueiden perustamisesta on säädetty lailla hyvinvointialueista (26.6.2021/611). Tämän opinnäytetyön kohteena oli Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella toimiva Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, joka toimi alueella vuodet 2017–2022. Kuntien, kuntayhtymien ja sairaanhoitopiirin sosiaali- ja terveyspalvelujen tietoaineistot siirrettiin kuntayhtymään vuoden 2017 alussa. Tietoaineistojen siirrosta tehtiin sopimus kuntien ja kuntayhtymän kesken sekä laadittiin asianhallinnan ja arkistoinnin suunnitelma. Hyvinvointialuetta perustettaessa tulee puolestaan kuntayhtymän tietoaineistot siirtää hyvinvointialueelle. THL on ohjeistanut sosiaali- ja terveyspalveluja tuottavia kuntia ja kuntayhtymiä tietoaineistojen siirrossa hyvinvointialueelle vuoden 2022 aikana. Kansallisesti on tavoitteena mahdollisimman yhtenäiset tietoaineistot hyvinvointialueilla. Ohje perustuu olemassa olevalle lainsäädännölle, aiemmille ohjeistuksille ja Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu- ja ohjaus -projektin jäsenten asiantuntijuudelle.

Tässä opinnäytetyössä lähdettiin selvittämään, mitä tietoaineistoja vuonna 2017 on siirretty kuntayhtymään ja mitä tietoaineistoja pitäisi nyt siirtää ohjeen mukaan. Tutkimuskysymyksillä haettiin vastausta, miten vuoden 2017 aineistojen siirto ja THL:n ohjeistus poikkeavat toisistaan. Samalla pyrittiin löytämään oleelliset siirrossa tarvittavat toimenpiteet ja huomioitavat asiat. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena ja tutkimuskysymyksiin etsittiin vastausta aineistoanalyysin menetelmin vertailemalla Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän dokumentteja THL:n laatimiin tietoaineistojen siirto-ohjeisiin hyvinvointialueelle. Teoreettinen viitekehys muodostui arkistoinnista ja provenienssiperiaatteesta sekä tietoaineistojen siirtoon liittyvästä lainsäädännöstä.

Kehittämistehtävän aikana toimeksiantajalle tuotettiin vertailutaulukko, johon saatiin rinnakkain nykytilanne ja tavoitetilanne. Myös havainnot vertailusta on toimenpide-ehdotusten muodossa esitettynä taulukossa. THL:n ohjeen tietoaineistojen siirron kriteereinä on käytetty asiakirjojen elinkaaren arkistointitilaa. Tätä varten on vertailutaulukkoon poimittu tietoaineistojen arkistoitavat asiakirjat helpottamaan tulevaa työtä. Tuloksissa todettiin, että vuoden 2017 tietoaineistojen siirto on tapahtunut hyvin nykyisten THL:n ohjeiden mukaisesti. Samalla todettiin kuitenkin, että myös kaikkia tietoaineistoja ei ollut huomioitu silloisessa siirtosopimuksessa. Nämä kohdat tulisi korjata uudessa tietoaineistojen siirtosopimuksessa, jonka kunnat ja hyvinvointialue sopivat.