Tulorekisteri-ilmoittaminen osana palkanlaskentaprosessia

Abstract

Kansallinen tulorekisteri otettiin käyttöön vuonna 2019 jolloin rekisteriin alettiin lähettää palkkatiedot jokaisesta maksetusta palkasta erikseen. Vuonna 2021 tulorekisterissä otettiin käyttöön myös eläke- ja etuustietojen ilmoittaminen. Tulorekisteriin on tarkoitus kerätä kaikki palkka-, etuus- ja eläketiedot, mistä tiedon käyttäjien on helppo hakea tiedot palkan tai etuuden saajasta. Ilmoitusvelvollisuus kuuluu työnantajille tai muille suoritusten maksajille, mutta käytännössä palkanlaskijat tekevät tulorekisteri-ilmoitukset palkanlaskentaprosessin lopuksi. Tulorekisteri ilmoittaminen muutti palkanlaskentaprosessia merkittävästi ja joitain muutoksia tulorekisterin toiminnan parantamiseksi on jo tehty asiakkailta saadun palautteen pohjalta. Aihetta on tutkittu aiemminkin juuri palkanlaskijoiden näkökulmasta, mutta nämä tutkimukset ajoittuivat usein tulorekisterin käyttöönottovaiheeseen.

Tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa ja kuvata, minkälaiseksi tulorekisteri-ilmoittaminen on vakiintunut osana palkanlaskentaprosessia, kun rekisteri on ollut käytössä jo useamman vuoden. Tutkimuksessa selvitettiin myös, kuinka palkanlaskijat yleisesti kokevat rekisterin käytön. Tulorekisteriä on kehitetty jonkun verran sen käyttöönotosta lähtien, joten tarpeen oli tutkia, ovatko muutokset olleet oikeanlaisia ja mitä kehitettävää rekisterissä vielä olisi palkanlaskijoiden mielestä. Palkkatiedot voidaan ilmoittaa joko suppealla tai laajalla ilmoitustavalla. Tutkimuksessa pyrittiin myös selvittämään, kumpaa ilmoitustapaa käytetään ja kuinka paljon vapaaehtoisia tietoja ilmoituksilla annetaan.

Tutkimus toteutettiin laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimuksen aineisto kerättiin neljän teemahaastattelun avulla. Kaikilla haastateltavilla oli useamman vuoden kokemusta palkanlaskennasta. Haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin. Analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä. Tutkimuksen tietoperusta jaettiin kahteen osa-alueeseen, jotka olivat tulorekisteri ja palkanlaskenta.

Tutkimuksen tuloksista kävi ilmi, että perustoiminnot tulorekisterissä toimivat aika hyvin, mutta jos tulee jokin poikkeustilanne niin tulorekisterin kanssa on paljon ongelmia. Palkanlaskijat jotka laskevat yksinkertaisempi palkkoja olivat tyytyväisempiä rekisterin käytettävyyteen kuin palkanlaskijat joiden asiakkaat ovat suurempia yrityksiä, joilla on toisinaan vaativimpiakin palkkalaskelmia. Kehitysehdotuksia oli palkanlaskijoilla paljon kuten tulorekisterin selkeyttäminen ja järjestelmien yhteen toimivuuden parantaminen. Vapaaehtoisia tietoja ei vielä juurikaan anneta, mutta tulevaisuudessa näitä tietoja aletaan antamaan enemmän.