Ostolaskuprosessin sisäisen valvonnan kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajayrityksen sisäisen valvonnan nykytila ostolaskujen käsittelyssä. Opinnäytetyössä tutkittiin, mahdollistavatko nykyiset valvontatoimenpiteet väärinkäytökset ja virheet. Työ keskittyi ostolaskujen käsittelemisen kontrolleihin ja valvontatoimenpiteisiin sekä näiden arvioimiseen. Tavoitteena oli tutkia, ovatko toimeksiantajayrityksen käytössä olevat kontrollipisteet tehokkaita ja riittäviä sisäisen valvonnan näkökulmasta. Työn tarkoituksena oli vahvistaa sisäisen valvonnan valvontatoimenpiteitä ja antaa toimeksiantajalle perusteltuja ehdotuksia sen kehittämiseen.

Opinnäytetyön teoriaosuus keskittyi sisäisen valvonnan teorian käsittelemiseen. Työssä pohdittiin mitä sisäisen valvonta on, miten sitä tulisi suorittaa ja kenen vastuulla se on. Lisäksi työssä kerrottiin, mitä on heikko sisäinen valvonta ja millaisille riskeille se voi altistaa organisaation. Työn toinen teoreettinen osuus käsitteli ostolaskuprosessia. Teoriaosuudet oli kirjoitettu aihealueen ammattikirjallisuuden pohjalta.

Opinnäytetyön empiirinen osuus suoritettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Empiirisessä osuudessa tutustuttiin toimeksiantajayrityksen prosesseihin ja toimintamalleihin. Aineistoa kerättiin teemahaastattelun pohjalta.

Opinnäytetyön perusteella todettiin toimeksiantajayrityksellä olevan jo käytössään vahvoja valvontatoimenpiteitä. Opinnäytetyön tekijä antoi kehittämisehdotuksia koskien kirjallista dokumentaatiota, vastuualueiden jakamista sekä ostotilauksien täsmäyttämistä. Opinnäytetyössä korostettiin jatkuvan seurannan tärkeyttä sekä selkeää tiedottamista. Työssä todettiin, että sisäisen valvonnan kontrolleilla on huomattava merkitys yrityksen menestymisen kannalta.

The purpose of this study was to gather information about current status of the internal control of the case organization. The thesis investigated whether the current control allows possibilities for misdemeanors and errors. The study focused on controls and controls measures for processing purchase invoices. The goal of this study was to strengthen the control measures of the internal control and create suggestions how to improve internal controls.

The theoretical part examined the concept and areas of internal control. In addition, the study explained what weak internal control is and what kind of risks it can lead the organization to. Purchase invoice process was also presented. Professional literature was used as a theoretical base in this thesis.

The empirical part consisted of a theme interview as a qualitative research method. In the empirical part, the case organization process and internal control models were introduced.

These results suggest that the case organization already has a strong control measure in the process. The researcher gave a few development suggestions. The study emphasized the importance of continuous monitoring and mandatory information. The findings indicate that the controls of the internal control have a significant importance in succeeding on business.