Tapahtumatuottaja koulutusorganisaatiossa: selvitys tapahtumatuottajan tarpeesta Seinäjoen ammattikorkeakoulussa

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee Seinäjoen Ammattikorkeakoulun tarvetta tapahtumatuottajalle. SeAMK järjestää jatkuvasti tapahtumia eri kohderyhmille: ammattikorkeakoulussa opiskeleville ja koulutukseen hakeville opiskelijoille, henkilöstölle, sidosryhmille ja niin edelleen, ja näitä tapahtumia organisoi useat eri henkilöt organisaation sisällä. Tässä opinnäytetyössä tutkitaan sitä, mitä lisäarvoa tapahtumatuottajan palkkaaminen toisi tähän tilanteeseen. Seinäjoen ammattikorkeakoulun tapahtumien tuottamisen osa-alueita määrittelee osittain organisaation sisäiset tavat ja velvoitteet, muun muassa catering ja tilojen varaukset. Näistä käytänteistä ei kuitenkaan ollut käsikirjaa, eikä nimettyä henkilöä, jolta saisi suoraa tietoa SeAMKin tapahtumien järjestämisestä. Työtehtävät tapahtumien osalta olivat pirstaloituneina ympäri organisaatiota. Lisäksi muutamalta vuosittain järjestettävältä tapahtumalta puuttui tuottaja. Näihin ongelmiin toimeksiantaja toivoi ratkaisua. Ongelmaa alettiin ratkaisemaan kutsumalla tuottamista työnsä ohessa tekeviä työntekijöitä fokusryhmähaastatteluun, jossa kartoitettiin tarpeita tapahtumien koordinoinnin osa-alueista kokonaisten tapahtumien tuottamiseen. Opinnäytetyöhön on myös haastateltu eri ammattikorkeakouluihin palkattuja tuottajia. Tämän kvalitatiivisen puolistrukturoidun haastattelun avulla hahmoteltiin, miten tuottajan työpanos vaikuttaa positiivisesti työnjakoon, kuormitukseen sekä laadukkaiden tapahtumien toteutumiseen. Opinnäytetyössä avataan muiden ammattikorkeakoulujen tuottajien työtehtävien sisältöjä. Näitä työtehtäviä sekä niiden luonnetta analysoitiin toimeksiantajaorganisaation toiveiden valossa. Opinnäytetyöhön sisältyy kehitysehdotus työtehtävien jaosta sekä kaksi hieman erilaista mallia, jossa tapahtumatuottaja on avainhenkilönä tapahtumien tuottamiseen liittyvien tehtävien osaajana ja kehittäjänä. Tuottajalla olisi SeAMK:n sisäisten käytänteiden osaaminen ja hän voisi olla joko tuottamassa tai tukemassa muita työntekijöitä tapahtumien tuottamisessa. Malleissa hyödynnettiin tutkimusten tuloksia ja päädyttiin siihen, että tuottajan rooli olisi organisaatiossa merkittävä. Tuottaja vähentäisi uutena resurssina muiden työntekijöiden kuormaa ja lisäksi toisi omalla ammattitaidollaan selkeyttä ja helpotusta tapahtumien järjestämiseen liittyviin vaiheisiin.

This thesis examined the need of Seinäjoki University of Applied Sciences for an event producer. SeAMK routinely organizes events for various target groups, including students studying at the University, for those seeking education, employees, stakeholders, and so on. Currently, several different individuals within the organization are responsible for organizing these events. This thesis investigated the additional value that hiring an event producer would bring to this situation. Seinäjoki University of Applied Sciences' event production areas is partly defined by the organization's internal practices and obligations, such as catering and venue bookings. However, there was no manual or designated person to provide direct information on organizing SeAMK events. The tasks related to events were scattered throughout the organization. Additionally, some of the annual events lacked a producer. The client hoped to find a solution to these problems. The problem was approached by inviting employees who produce events in their work to a focus group interview, where the needs of the different areas of event coordination were assessed, from coordinating events to producing entire events. Additionally, the author of the thesis interviewed producers who have been hired at different universities of applied sciences. This qualitative semi-structured interview was used to outline how the producer's input positively affects workload distribution, job satisfaction, and the realization of quality events. The thesis delves into the job responsibilities of producers at other universities of applied sciences. The thesis includes a proposal for the distribution of job responsibilities and two slightly different models, in which the event producer is an expert in event production. The producer would have expertise in SeAMK's internal practices and could either produce events or support other employees in event production. The models were based on the results of research, which concluded that the producer's role would be significant in the organization. The producer would reduce the workload of other employees as a new resource, and with their professional expertise, bring clarity and ease to the different stages of event organization.