Sustainable solutions in problem-solving projects

Abstract

The purpose of this Master´s thesis is to respond to the challenge of how to implement preventive measures found and defined in problem-solving projects into the company's processes so that they become permanent practices. The topic and objectives of the thesis were obtained from the quality organization of the case company. Company is a local business unit of an international conglomerate corporation and manufactures components for the electric power industry.

This thesis was conducted in accordance with qualitative and quantitative research methodologies. This case study used two data sources, archival records, and open-ended interviews. First part of data was collected from 41 problem-solving project reports from the period January 2020 - August 2022. The second part of the data was obtained from theme-specific semi-structured interviews with persons who participated in the problem-solving processes. The interviews were conducted during November 2022.

The thesis confirmed the existence of the most common challenges found in the literature in the target company. The challenges can be divided into the "hard" side, which refers to operational guidelines, practices, and tools to improve working environment, while the "soft" side refers to cultural aspects that allows those practices to be sustained for the organization to succeed. Success in problem solving projects requires that these two aspects are applied together. The study found that, for example, the absence of a structural process or its instructions causes an individual's disbelief in the success of the project and thus in the realization of permanent solutions.

Based on the results, the case company could be asked to pay attention to improving at least the following main points: Making company guidelines for problem-solving processes, greater attention to the definition of tasks and their monitoring, transparency of projects, appropriate archiving, and the introduction of the project's final meetings.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on vastata haasteeseen, miten ongelman-ratkaisuprojekteissa löydettyjä ja määriteltyjä ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä viedään osaksi yrityksen prosesseja niin, että niistä tulee pysyviä käytäntöjä. Opinnäytetyön aihe ja tavoitteet saatiin tapausyrityksen laatuorganisaatiolta. Yritys on kansainvälisen monialayhtiön paikallinen liiketoimintayksikkö joka valmistaa komponentteja sähköteollisuudelle.

Opinnäytetyö tehtiin kvalitatiivisten ja kvantitatiivisten tutkimusmenetelmien mukaisesti. Tässä tapaustutkimuksessa käytettiin kahta tietolähdettä, arkistotietoja ja avoimia haastatteluja. Ensimmäinen osa tiedoista kerättiin 41 ongelmanratkaisuprojektin raportista ajalta tammikuu 2020 - elokuu 2022. Toinen osa aineistosta saatiin teemakohtaisista puolistrukturoiduista haastatteluista ongelmanratkaisuprosesseihin osallistuneiden henkilöiden kanssa. Haastattelut tehtiin marraskuun 2022 aikana.

Opinnäytetyö vahvisti yleisimpien kirjallisuudessa löydettyjen haasteiden olemassaolon kohdeyrityksessä. Haasteet voidaan jakaa "kovaan" puoleen, joka viittaa toimintaohjeisiin, käytäntöihin ja työkaluihin työympäristön parantamiseksi, kun taas "pehmeä" puoli viittaa kulttuurisiin näkökohtiin, jotka mahdollistavat näiden käytäntöjen ylläpitämisen organisaation menestymiseksi. Onnistuminen ongelmanratkaisuprojekteissa edellyttää näiden kahden näkökohdan soveltamista yhdessä. Tutkimuksessa havaittiin, että esimerkiksi rakenteellisen prosessin tai sen ohjeiden puuttuminen aiheuttaa yksilössä epäuskoa projektin onnistumiseen ja sitä kautta pysyvien ratkaisujen toteutumiseen.

Tulosten perusteella yritystä voitaisiin pyytää kiinnittämään huomiota ainakin seuraavien pääkohtien parantamiseen: Yritysohjeistuksen tekeminen ongelmanratkaisuprosesseille, suurempi huomio tehtävien määrittelyyn ja niiden seurantaan, projektien läpinäkyvyyteen, asianmukaiseen arkistointiin ja projektien päätöskokouksien käyttöönottoon.