Ostolaskuprosessin automatisoinnista koko taloushallinnon digitalisointiin

Abstract

Opinnäytetyö oli toimeksianto rakennusalan yritykseltä. Työssä etsittiin toimeksiantajan ostolaskuprosessiin sopivaa ohjelmistoratkaisua, jolla prosessia voitaisiin automatisoida. Tavoitteena oli löytää ratkaisu, jota voitaisiin myös laajentaa tulevaisuudessa ottamalla käyttöön kokonaisvaltainen yrityksen taloushallinnon digitalisointi. Ohjelmiston tuli myös olla kustannustehokas. Ostolaskuprosessia käsiteltiin työssä ensiaskeleena ja pohjana koko taloushallinnon digitalisoinnille. Yrityksen lähtötilanne oli varsin vaatimaton ohjelmistojen suhteen, ja ostolaskuprosessi oli lähes täysin manuaalinen.

Työssä tarkasteltiin ensin sähköistä ja digitaalista taloushallintoa yleisesti sekä niiden kehitystä ja tulevaisuutta. Digitaalisen taloushallinnon osa-alueita ja alan suuntaa kartoitettiin yleisesti sekä erityisesti ostolaskuprosessin suhteen. Tavoitteena työssä oli käsitellä ostolaskujen ja taloushallinnon digitalisointia pienyrityksen näkökulmasta käyttäen toimeksiantajaa esimerkkiyrityksenä.

Toimeksiantajan tilanne ja tarve ohjelmistojen suhteen ehti muuttua työn edetessä, mutta tarve ei kadonnut, pikemminkin korostui. Yritykselle löydettiin kriteerit hyvin täyttävä ohjelmistoratkaisu, mutta yhteistyötilitoimiston muuttuneiden tarpeiden vuoksi yrityksessä päädyttiin lopulta eri ratkaisuun, kuin tässä työssä ehdotettiin. Sopiva vaihtoehto joka tapauksessa löytyi, ja ratkaisu kattaa yrityksen koko taloushallinnon digitaalisen siirtymän, ei vain aluksi suunniteltua ostolaskuprosessin automatisointia. Ilman tässä työssä tehtyä alustavaa kartoitusta yritys ei olisi päätynyt näin laajaan ohjelmistoon. Toimeksiantajalle löydettiin myös ehdotuksia, miten digitalisointia ja uutta ohjelmistoa voitaisiin lähteä hyödyntämään pidemmälle.

The thesis was an assignment from a construction company. The thesis aimed at finding a suitable software solution for automating the client’s accounts payable process. The goal was to find methods that would scale up and handle the client’s entire financial administration needs digitally in the future. The software program also needed to be cost-efficient. The accounts payable process was treated as a basis and a steppingstone to a larger utilization of digitalization in financial administration. The starting point of the client in terms of utilizing software and automation was very humble, and their accounts payable process was almost entirely manual.

The thesis first examined the general development of digital financial management and its prospects, as well as the part of accounts payable in it. The aim was to especially consider the viewpoint of a small company by using the client as a case example. The client’s situation changed towards the end of the work, but their need for modernization remained, and was even accentuated. A software program meeting the client’s criteria was found, but a different solution was ultimately chosen due to the changed circumstances of their accounting firm. In any case, a fitting solution was found, and it resulted in encompassing the client’s entire financial administration, not just the initially examined accounts payable process. Without the work done during this thesis, the client would not have benefited from such a comprehensive solution. Suggestions were also offered on how the client could further take advantage of the new software, and what other areas of the client’s financial administration could further be examined to find targets for development.