Budjetointiprosessin kehittäminen koulutus- ja kehittämispalveluyritykselle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää koulutuspalveluita tarjoavan yrityksen budjetointiprosessia ja tarkentaa vuositason budjetointia sekä parantaa ennusteen tekemistä. Yrityksen budjetointia tehtiin aiemmin manuaalisesti Microsoft Excel -lomakkeella ja toteumaa seurattiin vain liikevaihdon, myyntikatteen ja tuloksen osalta. Yritys halusi luotettavamman ja helppokäyttöisemmän sähköisen budjetointityökalun, josta saisi ajantasaisia vertailuraportteja.

Yritys oli hakeutunut EU pilariarviointiin, jonka läpäisemisessä auttavat sähköiset seurantajärjestelmät paremmin kuin manuaaliset laskentataulukot. Työ toteutettiin toiminnallisena kehittämisprojektina ottamalla käyttöön Fuusor Budjetointi -pilvipalvelu, joka kerää ja yhdistelee automaattisesti yrityksen taloustiedot. Fuusor Budjetoinnin raportit esitettiin esimerkkiluvuilla.

Kehittämisprojektin vaiheet kuvattiin Fuusor Budjetoinnin käyttöönoton mukaisessa järjestyksessä. Opinnäytetyön tuloksena yritykselle otettiin uusi budjetointityökalu käyttöön vuoden 2023 budjetin seurantaan ja varsinainen käyttöönotto tehtiin noin kahden kuukauden aikana. Fuusor Budjetointi koettiin helppokäyttöiseksi ja reaaliaikaisten vertailuraporttien todettiin vievän yrityksen budjettiseurannan uudelle tasolle. Suurin hyöty saatiin automaattisesti muodostuvista numeerisista ja visuaalisista vertailuraporteista sekä niiden tuottamista tilinpäätösennusteista.

Työssä perehdyttiin laajasti budjetoinnin teoriaan analysoimalla erilaisten budjetointitapojen etuja ja haittapuolia. Opinnäytetyössä saavutettiin yrityksen tavoite saada käyttöönsä moderni, automatisoitu budjetointityökalu. Toteumatietojen karttuessa uudesta järjestelmästä saadaan luotettavampaa ennustetta ja tietoon perustuvaa dataa tulevien vuosien budjettien tekemiseen.

The aim of the thesis was to develop the budgeting process for the educational services company. The process was supposed to specify the annual budgeting and improve the forecasting. The budgeting was earlier done manually with Excel and only the revenue, sales and operating margins were followed. The company required a reliable and easy-to-use electronic budgeting tool providing up-to-date reports.

The company had applied for the EU pillar assessment, which prefer the electronic monitoring systems rather than manual spreadsheets. The work was implemented as a functional development project with the Fuusor Budgeting tool, which collects and combines data automatically. In this thesis, the Fuusor Budgeting reports were presented with example figures.

As a thesis result, a new budgeting tool was implemented for the 2023 budget. Fuusor Budgeting was found easy-to-use and the real-time comparison reports took the company's budget monitoring to a new level. The greatest benefit came from the automatically generated numerical and visual comparison reports and the forecasts of financial statements.

The budgeting theory was extensively familiarized by analyzing the features of different budgeting methods. The company goals were met and the company got a modern, automated budgeting tool. The new system will provide more reliable forecast and knowledge-based data for future budgets.