Tapahtumien järjestäminen Haaga-Heliassa Pasilan ja Porvoon kampuksilla

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tyypiltään toiminnallinen opinnäytetyö, jossa toimeksiantajana on ollut Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyön tuotos on tapahtumakäsikirja, johon on sisällytetty ohjeet tapahtumien järjestämisestä Haaga-Heliassa Pasilan ja Porvoon kampuksilla. Vastaavanlaisia tapahtumakäsikirjoja on tuotettu Haaga-Heliassa aikaisemminkin, mutta niissä ollut tieto on vanhentunutta tai puutteellista. Tämän opinnäytetyön luomisen aikana tuotettu tapahtumakäsikirja on ensimmäinen, jossa ohjeet on yhdistetty Pasilan ja Porvoon kampuksista. Tapahtumakäsikirja on tuotettu syyskuun 2022 – huhtikuun 2023 välisenä aikana. Tapahtumakäsikirjan ohjeet on suunnattu Haaga-Helian henkilöstölle ja opiskelijoille. Ohjeilla on tarkoitus helpottaa Haaga-Helian omien tapahtumien sekä opiskelijoiden järjestämien tapahtumien toteuttamista. Tapahtumakäsikirjan on tarkoitus tehdä tapahtumien järjestämisestä helpompaa, varsinkin tapahtumanjärjestämisestä kokemattomille henkilöstölle ja opiskelijoille. Tapahtumakäsikirjan ohjeita noudattamalla ensikertalainenkin pystyy järjestämään tapahtuman Haaga-Heliassa, mutta samalla se toimii myös muistilistana kokeneemmallekin tapahtumatuottajalle. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään läpi tapahtumatuottamisen kolme eri vaihetta, joita ovat suunnittelu-, toteutus- ja jälkivaihe. Tämän jälkeen kerrotaan teoriaa hyvän käsikirjan luomisesta ja esitellään tarkemmin toimeksiantaja. Teoriaosuuden jälkeen kerrotaan tapahtumakäsikirjan tekoprosessista ja itse tapahtumakäsikirja löytyy liitteenä opinnäytetyön lopusta. Tapahtumakäsikirjan tekemisessä olen hyödyntänyt omaa osaamistani tapahtuma-alan opinnoista edeltävän kolmen vuoden ajalta sekä oppimiani asioita tapahtumaharjoittelijana Haaga-Heliassa Pasilan kampuksella syksyllä 2022. Suurin osa tiedoista tapahtumakäsikirjaan on kerätty sähköpostin välityksellä Haaga-Helian henkilökunnalta sekä Haaga-Helian nettisivuilta ja intranetistä. Osa tiedoista on kerätty myös avoimen haastattelun muodossa ja kehittämismenetelmänä on käytetty benchmarkkausta, jossa on otettu vaikutteita Haaga-Helian muista oppaista ja käsikirjoista. Tapahtumakäsikirjan tavoitteena oli tehdä selkeä ja hyödyllinen opas, joka on jatkossa helposti muokattavissa jos esimerkiksi yhteystiedot tapahtumakäsikirjassa muuttuvat. Tavoitteena oli myös järjestää aihealueet selkeään ja loogiseen järjestykseen, samalla tavalla kuin ne toteutuisivat tapahtumaa järjestettäessä. Yksi tavoitteista oli myös tehdä sisällöstä mahdollisimman selkeää ja helppolukuista, jotta se olisi ymmärrettävää kohderyhmille.