Sustainability in Business Travel: implementing environmentally sustainable travel guidelines at the Technical Research Centre of Finland (VTT)

Abstract

Euroopan Unionin (EU) yrityksien kestävyysraportointi direktiivi (CSRD) astuu voimaan vuonna 2025. Direktiivi edellyttää organisaatioita raportoimaan päästöistään nykyistä laajemmin ja selvittämään tulevia päästövähennyssuunnitelmiaan. Monet organisaatiot ovat suorien päästöjen osalta hyvässä vauhdissa kohti hiilineutraaliutta, mutta tehtävää on vielä epäsuorien päästöjen (Scope 3) suhteen. Monissa organisaatioissa liikematkustus on suurin epäsuorien päästöjen aiheuttaja. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää miten organisaatio voisi ohjata työntekijöitään vastuullisempiin liikematkustusvalintoihin ja kuinka tuo ohjaus voisi tukea kirjallista dokumenttia, kuten organisaation matkustusohjetta. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Valtion Teknillinen Tutkimuslaitos (VTT). Opinnäytetyön tietopohja koostuu muutosjohtamisen ja vastuullisuuden implementoinnin teorioihin. Työssä keskityttiin laadulliseen tutkimukseen ja induktiiviseen lähestymistapaan. Opinnäytetyö on pääosin tutkimuksellinen, mutta tehdyn tutkimuksen pohjalta on myös suunniteltu konkreettisia kirjauksia organisaation matkustusohjeeseen. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla, jotta saatiin myös työntekijöiden näkökulma esiin. Tutkimuksessa havaittiin, että työntekijät, jotka ovat ympäristömyönteisiä eivät välttämättä tee vastuullisia liikematkustusvalintoja ja samaistu hiilijalanjälkitietoihin. Yksilön valintojen tärkeyttä organisaation kokonaispäästöjen kannalta ei täysin ymmärretä tai haluta ajatella. Näistä syistä päästömäärien erot valintojen välillä on tehtävä työntekijälle selväksi, jotta ohjaus vastuullisempiin valintoihin on mahdollista. Tiedot on ilmoitettava numeroin ja kaavioin, jotta ne ovat helpommin ymmärrettäviä. Työntekijällä on myös oltava selkeä ymmärrys organisaation tulevaisuudenkuvasta ja tavoitteista, joita kohti organisaatio on menossa.

The upcoming European Union (EU) Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) will become effective in 2025. The directive will mandate organizations to report their carbon emissions more thoroughly, as well as to provide action plans for further emission reductions. The objective of this thesis was to discover how an organization could guide employees toward more environmentally sustainable business travel choices and how to apply that guidance to support a written document such as an organization’s travel guidelines. The commissioning organization for the thesis was the Technical Research Centre of Finland (VTT). The theoretical framework consists of change management and sustainability leadership theories. To meet the objective of this thesis, qualitative research with an inductive approach was chosen. This research has also provided the basis for concrete changes in the organization’s travel guidelines. Short theme interviews were conducted at VTT to also understand the employees’ perspectives. Research showed that employees who think pro-environmentally, do not necessarily make sustainable business travel choices and do not relate to the information on carbon footprint analysis. In addition, there can be a lack of understanding or reluctance to consider the importance of individual behavior when viewing an organization’s total carbon emissions. Therefore, the emission differences between travel choices must be made clear to employees to guide them toward more sustainable options. The information on emissions must be presented with numbers and figures for employees to find them relatable. Employees must also have a clear understanding of the vision and goal that the organization is moving toward when it comes to sustainability in business travel.