Esihenkilön käsikirja: työsuhteen elinkaaren pääkohdat

Abstract

Korkealuokkainen esihenkilötyö on tärkeä voimavara yritykselle. Esihenkilöt ovat yrityksen avainhenkilöitä, jotka työnantajan edustajina seuraavat lakien ja erilaisten sopimusten asettamien oikeuksien ja velvollisuuksien toteutumista, vievät yrityksen strategisia suunnitelmia käytäntöön sekä varmistavat yhdessä johdettaviensa kanssa korkealaatuisien palveluiden tuottamisen asiakkaille. Tämä onnistuu laadukkaalla johtamisella, jossa johdetaan sekä ihmisiä että asioita ja huolehditaan henkilöstön työhyvinvoinnista.

Tässä opinnäytetyössä koostettiin yrityksen olemassa olevat työsuhteen elinkaaren pääkohtien toimintamallit ja ohjeet esihenkilön käsikirjaksi. Käsikirjan avulla tuetaan esihenkilöitä heidän esihenkilötyössään. Sen avulla voidaan myös yhtenäistää käytänteitä esihenkilöiden välillä sekä varmistaa esihenkilöille vaivaton pääsy heille tärkeään ajantasaiseen tietoon.

Opinnäytetyö toteutettiin noudattaen laadullisen kehittämisen periaatetta sekä kehittämistyön eettisiä sääntöjä. Keskeisin tiedonhankintamenetelmä oli esihenkilöille ja johtajistolle suunnattu kysely, lisäksi hyödynnettiin yrityksen vuosien 2019–2021 henkilöstötutkimusten tuloksia.

Esihenkilöille ja johtajistolle suunnatun kyselyn perusteella esihenkilön käsikirja nähdään tarpeelliseksi ja siihen suunniteltujen aihealueiden nähdään tukevan esihenkilötyössä. Tuloksissa käy ilmi, että esihenkilötyöhön liittyvää tukea kysytään nykytilanteessa pääsääntöisesti henkilöstöhallinnosta ja että hallinnollisen esimiestyön ohjeet löytyvät pääsääntöisesti intranetistä tai henkilöstöhallinnosta. Tuloksien perusteella voidaan todeta, että nykytilanteessa ohjeistukset ovat hajallaan tai tieto löytyy vain henkilöstöhallinnosta.

Onnistuakseen esihenkilötyössään esihenkilö tarvitsee eri osapuolien tukea. Esihenkilön käsikirja on yksi työkaluista, jolla henkilöstöhallinto voi tukea esihenkilöitä heidän vaativassa esihenkilötyössään ja siten parantaa myös esihenkilöiden työhyvinvointia. Esihenkilön käsikirja tehostaa esihenkilöiden työskentelyä ja vähentää epätietoisuutta olemassa olevista toimintamalleista ja ohjeista.

High-quality supervisory work is an important asset to the company. Consequently, supervisors are key employees in the company. They are the employers' representatives who supervise the implementation of the rights and obligations defined by laws and agreements, implement the company's strategic plans, and, together with their personnel, ensure the provision of high-quality services to customers. All this can be attained through high-quality management based on management and leadership as well as ensuring the well-being of employees.

In this thesis, the main points of company’s existing operating models and guidelines of the employment relationship life cycle were compiled as a supervisor’s handbook. The handbook will support the supervisors, harmonize practices between the supervisors, and ensure easy access to important up-to-date information.

The thesis was carried out in accordance with the principle of qualitative development and the ethical rules of development work. The most important data acquisition method was a survey aimed at supervisors and managers. In addition, the results of the company’s personnel surveys from the years 2019–2021 were also utilized.

Based on the results of the survey, the supervisor’s handbook is seen necessary, and the topics planned for it are seen to support the supervisor’s work. The results indicated that, the support related to the supervisor’s work is currently mainly sought from the human resources management (HR) and that the instructions are available mainly on the intranet or in the HR. The results revealed that the guidelines are scattered, or the necessary information can only be found in the HR.

To succeed in the supervisor’s work, the supervisors need support of the various parties involved. The supervisor’s handbook is one of the tools by which the HR can support the supervisors in their demanding work and thus improve their well-being. The handbook improves the efficiency of the supervisors’ work and reduces the uncertainty about existing operating models and instructions.