Ostoreskontra keskitetyn taloushallinnon osana : prosessi- ja kommunikointihaasteet

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja on Yritys A, joka on osa globaalisti toimivaa konsernia. Konsernilla on tuotantoa ja myyntiä globaalisti lähes 50 maassa. Opinnäytetyön osapuolina ovat konsernin yhtiöt Yritys A ja Yritys B sekä keskitetyn taloushallinnon ostoreskontra. Opinnäytetyössä keskityttiin pääasiassa Yritys A:n toimintoihin.

Konsernilla on Baltiassa toimiva keskitetty taloushallinto, joka on perustettu muutama vuosi sitten. Keskitetyn taloushallinnon ostoreskontra toimii palveluyksikkönä valtaosalle konsernin yhtiöistä ja on laajalti yhteistyössä konserniyhtiöiden henkilöstön kanssa erilaisten taloushallinnon asioiden osalta.

Yrityksen kehityksen kohteena ja opinnäytetyön aiheena olivat ostoreskontran ja konserniyhtiön välinen yhteistyö käsittäen niiden ympärille liittyvät ostolaskuprosessit, työkalut ja kommunikoinnin sekä niihin liittyvät haasteet. Opinnäytetyö toteutettiin haastattelututkimuksena. Vuodenvaihteen 2022–2023 molemmin puolin kerättiin aiheeseen pohjatietoa kirjallisuudesta sekä valmistauduttiin haastatteluihin muodostamalla niihin kysymykset. Helmi-maaliskuussa 2023 toteutettiin 19 haastattelua, joista kerättiin ylös havainnot ja huomiot.

Haastattelujen tuloksissa selkeimmin nousivat esiin koulutuksen tarve, roolien ja vastuiden epäselvyydet, laskunkäsittelyjärjestelmän alikäyttö sekä kommunikoinnin ristiriitaisuudet. Johtopäätöksissä tärkeimpänä nousi esiin se, että koulutuksen voimakas lisääminen on selkeästi tarpeen sekä ostoreskontran että loppukäyttäjien osalta. Tärkeätä on myös lisätä ihmisten tietoisuutta yleisesti laskunkäsittelyn osalta. Lisäksi vähintään yhtä tärkeää kuin koulutuksen ja yhteistyön lisääminen, on selkeyttää ja kommunikoida eri prosessin vaiheissa olevat roolit, vastuuhenkilöt ja vastuut. Yritykselle koottiin toimintaehdotus laskunkäsittelyjärjestelmän käyttäjille sopivasta koulutuskokonaisuudesta. Koulutuskokonaisuuden lisäksi opinnäytteeseen lisättiin ehdotuksia työkalun parempaa käyttöä ajatellen, sekä korostettiin eri organisaatioiden yhteistyön lisäämisen ja selkeyttämisen tärkeyttä.

This thesis was commissioned by Company A which is a part of a globally acting corporation. The corporation has production and sales in almost fifty countries globally. The corporation's Centralized Financial Administration and its related Accounts Payable co-operates widely with the corporation personnel in financial administrational tasks.

The subject and target of this development thesis was the collaboration between the Accounts Payable and the Company A business personnel. This thesis was carried out as an interview study and investigated collaboration, including the purchase invoice processes, tools and communication around them as well as the challenges related to them.

The factors that emerged most clearly were the need for training, the ambiguities of the roles and responsibilities, the underutilization of the invoice processing system used in the company, and the communication contradictions. A strong increase in training is clearly necessary. The proposal of a new training program suitable for the users of the invoice processing system was made for Company A. Addition to that the better use of the invoice processing system was also highlighted as well as importance of co-operation and inclusion of it between different organizations. It is at least as important as increasing co-operation in training is to clarify and communicate the roles and responsibilities.