Henkilötietojärjestelmän käyttöönotto

Abstract

Henkilötietojärjestelmä tuo yhtenäisyyttä ja prosesseja yrityksiin, joissa järjestelmä on käytössä. Mitä isompi yritys, sitä varmemmin järjestelmästä on hyötyä. Jokainen yritys kerää henkilöstään tietoa, ja jotta tieto saadaan pidettyä ajan tasalla, on tärkeää luoda henkilötietojärjestelmän tiedoista HR master dataa. Sillä tarkoitetaan tietoa, jota ylläpidetään yhdessä järjestelmässä ja josta tieto siirtyy automaattisesti muihin sitä tarvitseviin järjestelmiin.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miksi henkilötietojärjestelmän käyttö on hyödyksi, mitä HR master data on ja mitä hyötyä on tiedonsiirrosta eri järjestelmien välillä. Tavoitteena oli myös selvittää, miten muutosjohtamisella on mahdollista edesauttaa muutoksen onnistumista. Työn tarkoituksena oli ottaa henkilötietojärjestelmä käyttöön noin 400 työntekijää työllistävässä toimeksiantajayrityksessä sekä toteuttaa järjestelmästä integraatioliittymiä muihin järjestelmiin.

Opinnäytetyön tutkimusosio toteutettiin kyselytutkimuksena maaliskuussa 2023. Kyselyssä selvitettiin, miten henkilöstö oli kokenut aikaisemman tavan tarkastaa ja päivittää omia tietojaan ja miten se kokee sen uuden järjestelmän käyttöönoton myötä. Selvitettiin myös, onko vastaajan iällä tai työssäoloajalla merkitystä kokemukseen käyttöönoton onnistumisesta sekä miten käyttäjät olivat kokeneet uuden järjestelmän käyttöönoton ja siihen liittyvän viestinnän.

Kyselyn tulos osoitti, että suurin osa vastaajista pitää uutta henkilötietojärjestelmää helppokäyttöisenä, käyttäjäystävällisenä sekä läpinäkyvyyttä tietoihin tuovana. Heidän mukaansa järjestelmän käyttöönotto onnistui hyvin. Osa vastaajista koki, että järjestelmä ei tuo riittävästi lisäarvoa ja myös viestintä on ollut puutteellista. Kyselyyn vastasi vain 15,3 % kohteena olleista, joten vastausten pohjalta ei voida tehdä yleistyksiä. Tulokset kuitenkin antavat pohjan vuosittaiselle tyytyväisyyskyselylle.

Käyttöönotettu henkilötietojärjestelmä sisältää tällä hetkellä perustiedot henkilöstöstä. Järjestelmän jatkokehityksenä on ottaa käyttöön järjestelmän tarjoamia lisätoiminnallisuuksia sekä lisätä integraatioita, jolloin henkilötiedon data muuttuu todellisuudessa HR master dataksi. Järjestelmä tullaan myös ottamaan käyttöön toimeksiantajan ulkomaisissa tytäryhtiöissä.

The aim of this thesis was to find out why the use of human resource management systems can be beneficial to companies, what is an HR master data, and what are the advantages of automatic data transfer between different systems. Another aim of the thesis was to investigate how change management could help to enable the wanted change.

The purpose was to implement human resource management system (HRM) to the client and to make that data to be HR master data which requires integrations to other systems.

Part of this thesis was to find out how the employees had experienced the implementation, and do they think that the new system has brought any value to their work. To find out this, a survey was conducted in March 2023.

The survey results showed that most of the respondents find the new system to be easy to use and overall, the implementation was conducted well. Some thought that the extra value of the system was still missing, and the communication wasn’t sufficient.

This implementation included only the basic personal information of the Finnish employees. The purpose is to further develop the usage by implementing other features, to create more integrations, and implement the HRM system to the overseas subsidiaries.