Visma Fivaldi -ohjelman käytön kehittäminen toimeksiantajayrityksen palkanlaskentaprosessissa

Abstract

Opinnäytetyössä kehitettiin toimeksiantajayrityksen palkanlaskentaprosessia Fivaldi- palkanlaskentaohjelmassa. Työn tekemiseen kannustivat tutkijan omat kokemukset ohjelman käytöstä, ja työn tavoitteena oli kehittää tapoja, joilla turhat työvaiheet voitaisiin välttää. Itse kehittämistoimenpiteille asetettiin tavoitteeksi erityisesti käyttöönoton helppous. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehitetyillä toimenpiteillä yhtenäistää Fivaldissa tehtävän palkanlaskennan työnjäljen ja lisätä tietoa toimeksiantajayrityksen palkkahallinnon asiantuntijoiden ja palkanlaskijoiden keskuudessa Fivaldin ominaisuuksista ja mahdollisuuksista. Yhtenä työlle asetettuna tavoitteena oli myös selvittää, olisiko toimeksiantajayrityksen tarpeen nimetä Fivaldin palkkapuolesta päävastaava henkilö. Teoriaosuudessa keskityttiin siihen, mitä perustehtäviä palkanlaskijalla on, ja empiirisessä osuudessa selvitettiin palkanlaskentaprosessin nykytila. Nykytilan selvittämiseen käytettiin kvalitatiivisista tutkimusmenetelmistä teemahaastatteluja sekä tutkijan omaa havainnointia. Haastateltavat valittiin Fivaldia käyttävistä palkkahallinnon asiantuntijoista. Haastatteluiden analysoinnissa hyödynnettiin nauhoitetuille haastatteluille jälkikäteen tehtävää litterointia ja aineiston teemoittelua. Tutkimustuloksien pohjalta lähdettiin etsimään kehitysehdotuksia nykytilanteesta esiin nousseisiin ongelmakohtiin. Kehitysehdotuksilla pyrittiin helpottamaan työläitä työvaiheita ja tavoiteltiin inhimillisten virheiden ja manuaalisten työvaiheiden vähentämistä. Haastatteluiden tuloksista nostettiin esiin yhtenäiseksi teemaksi se, etteivät haastateltavat kokeneet olevansa tarpeeksi perillä Fivaldin mahdollisuuksista eikä työpäivän aika riittänyt Fivaldiin perehtymiseen. Tutkimustulos tuki Fivaldin palkkapuolen päävastaavan nimittämistä, ja päävastaava nostettiin yhdeksi nykytilan kehittämiskohteeksi. Muita kehittämiskohteita olivat palkkalajien harkitumpi tallentaminen ja avustavien laskentojen siirtäminen Fivaldiin. Työn tuloksissa oli havaittavissa, kuinka vuoden 2022 luulo Fivaldin palkkapuolen poisjäämisestä vaikutti kokemuksiin Fivaldista. Haastateltavat eivät nähneet Fivaldiin perehtymistä järkevänä ajankäyttönä, ja nykytilanteeseen tehtäviin kehittämistoimenpiteisiin vaadittaisiin hieman kannustusta, jotta niitä lähdettäisiin tekemään. Tässä merkittävänä tekijänä voisi olla Fivaldin päävastaava, joka tekisi Fivaldista tarvittavan tiedon saannista helpompaa, mikä taas kannustaisi kehittämistoimien käyttöönottoon.