Optimization of Documentation Processes and Tools

Abstract

The goal of this study was to research the benefits of optimizing a select part of the documentation work process at Wärtsilä Finland Oy. To elaborate, this means developing and implementing a tool in the form of a program that automates tasks that previously have been done manually by workers. This tool was developed with decreasing human errors while increasing the work-efficiency and quality in mind.

This study focuses mainly on improving the workflow within Wärtsilä´s internal documentation-related software by the name of WSHS. To achieve the goal of the study, a mix of quantitative and qualitative methods were used, researching the aspects of optimization, discussing with colleagues, and problem-solving with my own work experience in mind. The results from implementing the program into the work process ended up being very positive which goes to show that optimization of select parts in a work process can make a significant impact on time management and effectiveness regarding active work.

Målet med denna studie var att undersöka fördelarna med att optimera en utvald del av dokumentation-arbetsflödet vid Wärtsilä Finland Oy. I detta examensarbete innebär det att utveckla och implementera ett verktyg i form av ett program som automatiserar uppgifter som tidigare har gjorts manuellt av arbetare. Detta verktyg har utvecklats med att minska på mänskliga fel samtidigt som arbetseffektiviteten och kvaliteten ökar i åtanke.

Denna studie fokuserar huvudsakligen på att förbättra arbetsflödet inom Wärtsiläs interna dokumentationsrelaterade mjukvara vid namn WSHS. Målet med denna studie uppnåddes men hjälp av en blandning av kvantitativa och kvalitativa metoder, forskning i vad optimering är, diskussioner med kollegor samt problemlösning på basis av min arbetserfarenhet. Resultatet från implementering av programmet i arbetsprocessen var väldigt positivt, vilket visar att optimering av utvalda delar i en arbetsprocess kan ha en betydande inverkan på tidshantering och effektivitet med avseende på aktivt arbete.