Tukisovelluksen raportoinnin kehittäminen viranomaiskäyttäjien tarpeiden pohjalta
Kuusela, Melina (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023051510780
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023051510780
Tiivistelmä
Kehittämistehtävän tavoitteena oli selvittää, ilmeneekö viranomaiskäyttäjillä ongelmia Tukisovelluksen QlikView-raportoinnissa ja miten raportointia pitäisi kehittää, jotta se palvelisi heitä paremmin.
Ajallisesti kehittämistehtävä osuu tilanteeseen, jolloin Tukisovelluksen raportointisovellus ollaan vaihtamassa QlikView-sovelluksesta Qlik Senseen. Raportointisovelluksen vaihtuessa kaikki Tukisovelluksen QlikView-raportit toteutetaan uudelleen Qlik Sense -sovelluksella. Tässä yhteydessä nähdään järkeväksi selvittää, mitä ongelmia aikaisemmassa, lähtötilanteen raportoinnissa ilmenee, jotta näitä ongelmia saataisiin ratkottua muutoksen yhteydessä.
Kehittämistehtävän teoreettisessa viitekehyksessä selvennetään mitä tarkoittavat käsitteet Business Intelligence ja raportointi, perehdytään raportoinnin kehittämiseen tavoitteiden ja onnistumisen kriteerien kautta sekä avataan teoriaa käyttöliittymän johdonmukaisuuden ja intuitiivisuuden vaikutuksista käyttäjätyytyväisyyteen.
Kehittämistehtävän lähestymistapa on tapaustutkimus, jonka päämenetelmänä käytettiin kyselyä. Kyselyllä saatiin käyttöön sekä määrällistä että laadullista aineistoa. Kyselyn tuloksiin haettiin vahvistusta metodisella triangulaatiolla hyödyntämällä aineistoja, joita saatiin Ruokaviraston kumppaniasiakkaiden yhteydenottojen hallintajärjestelmästä Puimurista, raporttien käyttö- ja käyttäjätilastoraportilta sekä työpajoista.
Kehittämistehtävän aihe on merkityksellinen, sillä viranomaiskäyttäjien raportointitarpeiden täyttäminen on raportointitiimin työn keskeinen vaatimus. Raportoinnin kehittämisestä on hyötyä viranomaiskäyttäjille ja sisäisille loppukäyttäjille työn sujuvuuden paranemisen myötä. Ruokavirasto palveluntarjoajana hyötyy, kun loppukäyttäjät saavat paremmin ratkottua tietotarpeet itsenäisesti ja lopulta nämä kehittämisen hyödyt näkyvät parempana palveluna viljelijöillä asti.
Tutkimuksen tuloksena selvisi, että viranomaiskäyttäjillä on ilmennyt ongelmia Tukisovelluksen QlikView-raportoinnissa kaikilla kyselyyn valituilla osa-alueilla. Tulosten pohjalta esitettiin kehitysehdotuksia erityisesti raporttien käytön osaamisen lisäämiseen ja raporttien dokumentaatioon ja ohjeistamiseen liittyen.
Ajallisesti kehittämistehtävä osuu tilanteeseen, jolloin Tukisovelluksen raportointisovellus ollaan vaihtamassa QlikView-sovelluksesta Qlik Senseen. Raportointisovelluksen vaihtuessa kaikki Tukisovelluksen QlikView-raportit toteutetaan uudelleen Qlik Sense -sovelluksella. Tässä yhteydessä nähdään järkeväksi selvittää, mitä ongelmia aikaisemmassa, lähtötilanteen raportoinnissa ilmenee, jotta näitä ongelmia saataisiin ratkottua muutoksen yhteydessä.
Kehittämistehtävän teoreettisessa viitekehyksessä selvennetään mitä tarkoittavat käsitteet Business Intelligence ja raportointi, perehdytään raportoinnin kehittämiseen tavoitteiden ja onnistumisen kriteerien kautta sekä avataan teoriaa käyttöliittymän johdonmukaisuuden ja intuitiivisuuden vaikutuksista käyttäjätyytyväisyyteen.
Kehittämistehtävän lähestymistapa on tapaustutkimus, jonka päämenetelmänä käytettiin kyselyä. Kyselyllä saatiin käyttöön sekä määrällistä että laadullista aineistoa. Kyselyn tuloksiin haettiin vahvistusta metodisella triangulaatiolla hyödyntämällä aineistoja, joita saatiin Ruokaviraston kumppaniasiakkaiden yhteydenottojen hallintajärjestelmästä Puimurista, raporttien käyttö- ja käyttäjätilastoraportilta sekä työpajoista.
Kehittämistehtävän aihe on merkityksellinen, sillä viranomaiskäyttäjien raportointitarpeiden täyttäminen on raportointitiimin työn keskeinen vaatimus. Raportoinnin kehittämisestä on hyötyä viranomaiskäyttäjille ja sisäisille loppukäyttäjille työn sujuvuuden paranemisen myötä. Ruokavirasto palveluntarjoajana hyötyy, kun loppukäyttäjät saavat paremmin ratkottua tietotarpeet itsenäisesti ja lopulta nämä kehittämisen hyödyt näkyvät parempana palveluna viljelijöillä asti.
Tutkimuksen tuloksena selvisi, että viranomaiskäyttäjillä on ilmennyt ongelmia Tukisovelluksen QlikView-raportoinnissa kaikilla kyselyyn valituilla osa-alueilla. Tulosten pohjalta esitettiin kehitysehdotuksia erityisesti raporttien käytön osaamisen lisäämiseen ja raporttien dokumentaatioon ja ohjeistamiseen liittyen.