Tiedonkulun prosessi palveluohjaajien ja kotihoidon välillä : Kehittämistyö Jyväskylän kaupungin OIVA-keskukselle

Abstract

Vanhus- ja vammaispalvelujen neuvonta, palveluohjaus ja palvelutarpeen arviointi on keskitetty OIVA-keskukseen. Jyväskylän kaupungin OIVA-keskus on tilannut opinnäytetyön.

Opinnäytetyön avulla pyrittiin parantamaan Jyväskylän kaupungin OIVA-keskuksen palveluohjaajien ja kotihoidon palvelupäälliköiden tiedonkulun toimivuutta ja yhdenmukaistamaan käytäntöjä. Opinnäytetyössä käytettiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä. Aineisto kerättiin puolistrukturoidulla ryhmähaastattelulla, johon osallistui molempien osapuolten edustajia. Haastattelun aluksi kerättiin tietoa erilliselle kyselylomakkeelle, joka toimi täydentävänä menetelmänä haastattelun ohella.

Haastattelulla saatiin tietoa palveluohjaajien ja kotihoidon palvelupäälliköiden välisestä tiedonkulun toimivuudesta, sen epäkohdista ja kehitysideoista. Haastatteluaineisto nauhoitettiin, litteroitiin ja aineistosta muodostettiin teemoja. Toimiviksi asioiksi koettiin etenkin keskinäisen yhteistyön sujuminen. Haasteelliseksi koettiin puolestaan eri toimintatavat uusista asiakkaista ilmoittamisessa kotihoidon palvelupäälliköille. Kehittämisideoita ilmeni runsaasti ja haastattelun perusteella merkittävimmäksi kehittämiskohteeksi nostettiin eri toimintalinjausten yhtenäistäminen. Haastattelusta saatujen tulosten ja kehitysideoiden perusteella muodostettiin tiedonkulun prosessi.

Kehittämisprosessin lopputuotoksena muotoutui OIVA-keskuksen palveluohjaajien ja kotihoidon palvelupäälliköiden käyttöön tiedonkulun prosessi. Prosessi toimii yhteisenä linjauksena, jota käytetään turvallisen ja laadukkaan yhteistyön mahdollistamiseen. Ennen kaikkea prosessi auttaa yhdis-tämään erilaiset toimintakulttuurit toimivaksi kokonaisuudeksi.

Jatkotutkimusaiheena voidaan tutkia tiedonkulun prosessin toimivuutta palveluohjaajille ja kotihoidon henkilöstölle tehtävällä palautekyselyllä ja tulosten perusteella voidaan tarvittaessa kehittää tiedonkulun prosessia edelleen.

The City of Jyväskylä’s OIVA-center provides centralized guidance, case management and the assessment of service needs for elderly and disabled people. The thesis was assigned by the City of Jyväskylä’s OIVA-center.

The goal of this study was to improve the flow of information between OIVA-center’s case managers and the home care service managers and to unify the work practices. The study was executed by using qualitative research methods. The data of was collected by using a half-structured group interview that was participated by representatives of both sides. First the participants completed a questionnaire which acted as supplementary method to the interview.

With the group interview data was collected regarding the flow of information: the related draw-backs and development ideas. The interview was recorded, transcribed, and themes were formulated. In particular, the mutual collaboration was considered to be well-functioning. The main challenge was related to the different practices in notifications about new clients delivered to the home care service managers. The results showed that the most significant development area was the unification of the different practices within the work community. A description of the process of information flow was formed based on the results and the development ideas.

Both the case managers and the home care service managers received the description of the process of information flow. The description is a common policy statement and it is used to ensure a safe and high-quality cooperation. Above all, the description helps to unify the different operating models to a functioning entity.

The process of flow of information could be studied further by performing a feedback survey to the case managers and to the home care service personnel and improve the process if needed.