Yritys X:n rakentamispalvelun myyntilaskuprosessin kehittäminen ja automatisointi

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen kehittämistyö, jonka tavoitteena on kehittää toimeksiantajayrityksen Yritys X:n rakentamispalvelun myyntilaskuprosessia automatisoidummaksi ja tehokkaammaksi sekä päästä eroon laskutusprosessin aikaa vievistä manuaalisista työvaiheista ja Excel raportoinnista. Uuden prosessin myötä tieto on ajantasaista, virheiden mahdollisuus pienenee ja ajankäyttöä saadaan tehostettua sekä talousosastolla että rakentamispalvelun työntekijöillä ja työnjohdolla.

Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena sekä kvantitatiivisena eli määrällisenä tutkimuksena. Kvalitatiivisina menetelminä käytettiin havainnointia, haastattelua sekä aivoriihi- menetelmää. Kvantitatiivisena menetelmänä käytettiin kyselytutkimusta sekä havainnointipäiväkirjaa. Kyselytutkimus tehtiin rakentamispalvelun työntekijöille nykyisen työnohjausjärjestelmän käytöstä, työtuntien kirjaamisesta sekä ohjelmassa esille nousseista ongelmista. Havainnointipäiväkirjaa pidettiin talousosastolla rakentamispalvelun myyntilaskuprosessissa esille nousseista ongelmista ja virheistä sekä työhön käytetystä ajasta.

Tutkimustulosten ja laskutusprosessin tavoitetilan perusteella myyntilaskuprosessia lähdettiin kehittämään Kupari Solutions Oy:n eli Yritys X:ssä käytössä olevan työnohjausjärjestelmän Avuxin toimittajan kanssa. Tavoitteena on saada vuoden 2023 aikana käyttöön automatisoidumpi ja tehokkaampi laskutusprosessi, sekä hyödyntää laskutusaineiston keruussa olemassa olevaa työnohjausjärjestelmä Avuxia manuaalisesti täytettävien tuntilistojen ja Excelin sijasta ja siirtää laskutusaineisto rajapintaa pitkin Avuxista talousohjelmisto Visma Fivaldiin laskutettavaksi.