Cost analysis and pricing of project documentation work at Wärtsilä Energy Solutions: optimising the offerings

Abstract

This thesis is made for Wärtsilä Energy Solutions, Project Documentation department. The aim of this thesis is to analyze costs and based on the results, optimize the basis for cost calculation. The cost data was collected from previous projects and through the found data, projects that had deviating costs were analysed. From these projects, key people were interviewed who then gave an insight into why the budget was exceeded.

The main purpose of this thesis was to create a new cost model that is used in the sales phase of the project to determine what the documentation costs might be based on different variables. This new cost model is compared to the old model that is currently being used by the department to see how the model has changed with data from newer projects.

The result of this thesis is a new cost model which is based on newer and more accurate data. This thesis will also provide a deeper understanding of what makes projects exceed their budget and how this could be avoided in the future.

Detta examensarbete är gjort för Project Documentation avdelningen vid Wärtsilä Energy Solutions. Examensarbetets syfte var att analysera förverkligade kostnader och baserat på resultaten optimera underlaget för kostnadsberäkning. Kostnadsdata samlades från tidigare projekt och genom den data man hittade, så analyserade man projekt som hade avvikande kostnader. Ur dessa projekt intervjuades nyckelpersoner som sedan gav en inblick på varför budgeten överskreds.

Huvudsyftet med detta examensarbete var att skapa en ny kostnadsmodell som används i försäljningsfasen av projekten för att bestämma vilka dokumentationskostnader som kan uppstå baserat på olika variabler. Denna nya kostnadsmodell jämförs med den gamla modellen som för tillfället används av avdelningen, för att se hur modellen har förändrats med data från nyare projekt.

Resultatet av detta examensarbete är en ny kostnadsmodell som baseras på nyare och mer noggrannare data. Detta arbete kommer också att ge en djupare förståelse för vad som får projekt att överskrida sin budget och hur detta kan undvikas i framtiden.

Tämä opinnäytetyö on tehty Wärtsilä Energy Solutions, Project Documentation -osastolle. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on analysoida ja optimoida kustannuksia, jotka syntyvät projektitoteutuksen dokumentaatiovaiheessa. Kustannusdata kerättiin aikaisemmista projekteista ja näiden projektien poikkeavia kustannuksia analysoitiin. Näistä projekteista haastateltiin mukana olleita henkilöitä, jotka antoivat syvemmän käsityksen siitä, miksi budjetti ylittyi.

Tämän opinnäytetyön päätarkoituksena oli luoda uusi kustannusmalli, jota käytetään projektien myyntivaiheessa dokumentaatiokustannuksien määrittämiseksi eri muuttujien perusteella. Tämä uusi kustannusmalli vertaillaan vanhaan malliin, jota osasto tällä hetkellä käyttää, jotta nähdään, onko malli muuttunut uudempien projektien tiedoilla.

Tämän työn tulos on uusi kustannusmalli, joka perustuu uudempiin ja tarkempiin tietoihin. Tämä opinnäytetyö tarjoaa myös syvemmän ymmärryksen siitä, mikä saa projektin ylittämään budjettinsa ja miten tämä voitaisiin tulevaisuudessa välttää.